W dniu 7.9.2015 r. została opublikowana w Dzienniku Ustaw ustawa z dnia 10.7.2015 r. o zmianie ustawy — Kodeks cywilny, ustawy — Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1311). Ustawa nowelizująca wejdzie w życie w dniu 8.9.2016 r.
Przedmiotem nowelizacji jest m.in. ustanowienie nowych form szczególnych dokonywania czynności prawnych – formy dokumentowej i elektronicznej.
Nowa regulacja formy dokumentowej
Zgodnie z nowym art. 77 (2) Kodeksu Cywilnego, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Nowy art. 77 (3) Kodeksu Cywilnego będzie stanowił iż dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Pojęcie dokumentu w Kodeksie Cywilnym
Nowelizacja zrywa zatem z dotychczasowym rozumieniem dokumentu jako pisma zawierającego własnoręczny podpis. Nowelizacja przewiduje także, że walor dokumentu przysługiwać będzie informacji zapisanej na nośniku innym niż papier. Wystarczy, że sposób utrwalenia informacji będzie umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie. Warto zauważyć, że definicja dokumentu jest bardzo szeroka i pozwala na uznanie za dokument chociażby wiadomości e-mail lub wiadomości SMS. Odpowiada zwłaszcza potrzebom praktyki negocjacyjnej, która niejednokrotnie przenosi się do środków komunikacji elektronicznej. Wydruk korespondencji e-mail lub wiadomości SMS będzie stanowił dokument (dotychczas pozwalał jedynie na tzw. stwierdzenie pismem dokonania danej czynności).
Zachowanie formy dokumentowej
Forma dokumentowa będzie miała niesformalizowany charakter, ponieważ do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Z punktu widzenia praktycznego może to być utrudnione, np. w sytuacji wysłania wiadomości e-mail z adresu który nie zawiera w sobie chociażby nazwiska osoby składającej oświadczenie woli.
Rygor zachowania formy dokumentowej
Zgodnie z nowym art. 76 Kodeksu cywilnego, jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
Powyższe oznacza, że ustawodawca przewidział dla formy dokumentowej skutki prawne analogiczne jak dla formy pisemnej. Zastrzeżenie formy dokumentowej bez rygoru nieważności ma ten skutek że została ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. Wyłącza to zatem możliwość przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub przesłuchania stron w celu wykazania, że dana czynność prawna została dokonana.
Sankcja nieważności znajdzie zastosowanie, gdy strony (lub ustawa) zastrzegą ten rygor w odniesieniu do zachowania formy dokumentowej czynności prawnej.
Nowa regulacja formy elektronicznej
Warto również nadmienić, iż drugą z nowych form czynności prawnej będzie forma elektroniczna. Zgodnie z nowym art. 78 (1) Kodeksu Cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (§ 1). Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej (§ 2).
Tym przepisem ustawodawca zrównał formę elektroniczną z formą pisemną. Zrównanie, o którym mowa, doznać jednak może wyjątków wynikających z ustawy bądź przyjętych przez same strony w czynności prawnych.
Nie każde oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej (a więc z zastosowaniem technik informacyjnych w połączeniach komputerowych) będzie miało znaczenie przypisane w art. 78 § 2 KC. Walor ten uzyskają jedynie te oświadczenia elektroniczne, które zostaną opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
