Wątpliwości na tle określenia momentu wygaśnięcia mandatów członków organów spółek kapitałowych z powodu upływu kadencji mają poważny wpływ na funkcjonowanie spółek, niejednokrotnie przyczyniając się do paraliżu decyzyjnego ich władz. Mogą skutkować m.in. odpowiedzialnością członków zarządu, wadliwością umów zawieranych przez spółki, a nawet wprowadzeniem do nich kuratora. M. in. podczas zwyczajnych, zwanych również „rocznymi”, zgromadzeń spółek, zagadnienie to co roku powraca niczym bumerang.
Przyczyny wygaśnięcia mandatu
Kodeks spółek handlowych („KSH”) nie zawiera legalnej definicji pojęć „kadencja” i „mandat”. Uznać jednak należy, iż „mandat członka organu” to status członka organu spółki kapitałowej i związane z tym uprawnienie do realizowania funkcji członka danego organu, a także obowiązki i odpowiedzialność. Z kolei „kadencja członka organu” to okres, na który go powołano do pełnienia funkcji. Jeśli nie nastąpią żadne nadzwyczajne okoliczności – takie jak śmierć, rezygnacja, odwołanie czy ustawowa przeszkoda w pełnieniu funkcji (por. np. art. 18, 214 lub 387 KSH) – mandat członka zarządu lub rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) spółki wygasa wskutek upływu czasu na jaki został on powołany, tj. z powodu upływu kadencji. Okres kadencji w organie spółki uzależniony jest w pierwszej kolejności od postanowień umowy (statutu) spółki, a w przypadku braku odpowiednich uregulowań – od przepisów KSH.
Gdy umowa (statut) spółki nie określa kadencji
Jeśli umowa spółki z o.o. nie stanowi inaczej – także lub jeżeli milczy na ten temat – mandat członka organu spółki wygasa z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (zob. art. 202 § 2, i art. 218 § 2 KSH). Z uwagi na to, iż rozpoczęcie kadencji następuje zawsze w trakcie roku obrotowego, pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest zawsze rok kolejny. W takim przypadku mandat wygasa dopiero w roku następnym (w którym odbędzie się zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie finansowe za rok, w którym kadencja wygasa, tj. ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji). Zatem urzędowanie w takim przypadku może trwać nawet ponad dwa lata, co obrazuje następujący przykład.
→ PRZYKŁAD 1
Osoba A zostaje powołana w dniu 30.06.2012 r. do pełnienia funkcji członka zarządu spółki X sp. z o.o. (rok obrotowy tej spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jednakże umowa spółki milczy w przedmiocie długości kadencji członków zarządu – mamy zatem domniemanie kadencji rocznej). Mandat A wygaśnie zatem z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2013 r., który będzie pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia przez A funkcji członka zarządu. Zdarzenie to nastąpi dopiero w 2014 r.
W spółkach z o.o. zdarzają się niekiedy – w przypadku, w którym umowa spółki milczy w przedmiocie kadencji – próby powoływania członków organów na czas nieoznaczony. Choć analiza tego zagadnienia przekracza ramy niniejszego opracowania, zasygnalizować należy poważne wątpliwości (a zatem i ryzyka) prawne w takim przypadku.
Z kolei w spółce akcyjnej – jeżeli statut nie stanowi inaczej lub jeżeli milczy na ten temat – można raczej mówić o domniemaniu pięcioletniej kadencji członków organów. Za takim rozumieniem art. 369 i art. 386 § 2 w zw. z art. 369 KSH opowiada się znaczna część doktryny (a zatem dalsze rozważania znajdą zastosowanie w tym przypadku).
Umowa (statut) spółki określa kadencję na okres dłuższy niż rok
Jeśli umowa spółki (statut) określa kadencję członków organów spółki na okres dłuższy niż rok (i jednocześnie nie precyzuje momentu wygaśnięcia ich mandatów), wówczas – tak samo w przypadku spółki z o.o., jak i akcyjnej – wygasają one z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (zob. art. 202 § 2, art. 218 § 2, art. 369 § 4 i art. 386 § 2 w zw. z art. 369 § 4 KSH). Inaczej jest jedynie wówczas, gdy umowa (statut) spółki inaczej (bardziej precyzyjnie) określa ten moment, ale takie sytuacje, niestety, należą raczej do rzadkości. I tu zaczynają się schody…
Istnieją bowiem rozbieżności co do rozumienia pojęcia „ostatni pełny rok obrotowy”. Sporne jest, czy okres pełnienia funkcji należy przedłużać, czy też skracać, a literalna wykładnia ww. przepisów odnoszących się do określenia momentu wygaśnięcia mandatów teoretycznie zezwala na oba te zabiegi (…).
Tymczasem rozstrzygnięcie tego zagadnienia ma niebagatelne znaczenie praktyczne. Zastosowanie bowiem błędnej wykładni skutkować może tym, że spółka pozostanie bez (prawidłowo obsadzonych) organów. Stan taki mógłby implikować daleko idące konsekwencje zarówno dla spółki, jak i jej kontrahentów. Mógłby też mieć poważne konsekwencje dla członków zarządu spółki ponoszących odpowiedzialność za dopuszczenie do sytuacji, w której rada nadzorcza spółki przez ponad 3 miesiące pozostaje w nienależytym składzie (zob. art. 594 § 2 KSH w zw. z art. 594 § 1 KSH). W spółce mógłby także zostać ustanowiony kurator.
Trzy teorie
Przyjmując, iż wykładnia KSH przemawia za uznaniem „teorii skracania mandatu”, zdarzyć się może, iż mandaty członków organów wygasną, a ich następcy nie zostaną powołani (gdyż spółka zastosowała – bez głębszej refleksji (…) – „teorię wydłużenia mandatu”). Z kolei jeżeli właściwa jest „teoria wydłużenia mandatu” wówczas powołanie dodatkowych osób (w zamiarze: w miejsce dotychczas urzędujących, których mandaty – zdaniem akcjonariuszy – wygasły z powodu upływu kadencji zgodnie z „teorią wydłużenia mandatu”) może doprowadzić do sytuacji, w której do składu 7-osobowej rady nadzorczej, zostanie powołane np. 6 osób (ponieważ tyle mandatów wygasło). Mogłoby zatem, gdyby słuszna była „teoria wydłużenia mandatu”, być tak, że na posiedzenie rady nadzorczej tej spółki zaproszenia otrzymywać będzie tylko 1 osoba pełniąca swoją funkcję oraz 6 osób nie będących członkami tego organu, zaś 6 „wcześniejszych” członków rady nadzorczej nie będzie otrzymywać zaproszeń i nie będzie uczestniczyć w podejmowaniu uchwał (choć – gdyby słuszna była „teoria wydłużenia mandatu” – powinni). Skoro zaś w posiedzeniach rady nadzorczej nie będą uczestniczyły osoby aktualnie pełniące swoją funkcję (a tylko jedna z nich) implikować może to nieważność (nieistnienie) wszystkich podejmowanych przez radę nadzorczą uchwał. Powyższe ryzyko minimalizuje się gdy do składu organu powoływane są ponownie te same osoby, tj. dotychczas urzędujące. Problematyczne może być jednakże w takim wypadku od kiedy takim osobom liczyć początek nowej kadencji.
Nadmienić należy, że istnieje także trzecia teoria („prymatu mandatu nad kadencją”), iż mandaty członków organów spółki nie mogą wygasnąć przed upływem kadencji. Zgodnie z tą koncepcją mandat nigdy nie może trwać krócej niż kadencja, bowiem taka sytuacja naruszałaby zaufanie stron i zasadę pacta sunt servanda. Członek organu wyrażający zgodę na trzyletni okres powołania działa w zaufaniu do zawartej ze spółką umowy organizacyjnej i jeżeli powołanie nie stanowi inaczej, może liczyć na to, że jego mandat ulegnie przedłużeniu do najbliższego walnego zgromadzenia. Przedstawiciele tej teorii podnoszą, że KSH w sposób wyczerpujący wymienia sytuacje, w których mandat może wygasnąć przed upływem kadencji (art. art. 202 § 4, art. 218 § 3 w zw. z art. 202 § 4, art. 369 § 5 oraz art. 386 § 2 w zw. z art. 369 § 5 KSH), a co za tym idzie w innych przypadkach mandat przed upływem kadencji wygasnąć nie może. Mandat członka organu nie wygaśnie więc z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy, jeżeli zgromadzenie zatwierdzajże sprawozdanie odbywa się w roku, w którym wygasa kadencja, lecz przed datą jej wygaśnięcia.
Powyższe wątpliwości obrazować może dobrze następujący przykład:
→ PRZYKŁAD 2
Osoba A zostaje powołana w dniu 30.03.2010 r. uchwałą walnego zgromadzenia X do pełnienia funkcji członka jej rady nadzorczej na okres 4 lat (a rok obrotowy tej spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym).
Zgodnie z „teorią skrócenia mandatów” jej mandat wygaśnie z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2013 r., tj. w 2014 r. Od tego dnia w radzie nadzorczej tej spółki będzie wakat, który powinien być uzupełniony. Z ostrożności jednakże (por. dalsze uwagi), z uwagi na wskazane w powyżej ryzyka, zanim nowa osoba zostanie powołana do pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, warto albo podjąć uchwałę w sprawie odwołania dotychczasowego członka organu albo doprowadzić do złożenia przez niego rezygnacji.
Gdyby jednak słuszna była „teoria wydłużenia mandatów”, mandat osoby A wygasłby dopiero z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki X za 2014 r., w więc w 2015 r.
Z kolei gdyby słuszna była „teoria prymatu mandatu nad kadencją”, mandat A wygasłby albo z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2013 r. (jeśli to sprawozdanie finansowe zatwierdzone zostałoby po dniu 30.03.2014 r.), albo z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2014 r. (jeśli do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2013 r. doszłoby przed dniem dniu 30.03.2014 r.).
Propozycja wykładni
Wiele przemawia za tym, iż ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez członka organu spółki oznacza ostatni cały (pełny) rok kalendarzowy, w którym ta osoba w sposób nieprzerwany sprawowała swą funkcję. Rok, w którym osobie tej kończy się kadencja nie spełnia tego wymogu, gdyż nie jest całym (pełnym) rokiem obrotowym (tj. jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, okresem rozpoczynającym się o godz. 0:00 w dniu 1 stycznia i kończącym się o godz. „23:59:59” w dniu 31 grudnia). Z kolei pierwszym rokiem obrotowym jest rok, w którym dana osoba została powołana do organu spółki (a nie dopiero kolejny pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji, jak – w naszej opinii nietrafnie – uważają niektórzy).
Jak powyżej wskazano, w kwestii analizowanej tu problematyki spotkać można także inne poglądy – m.in. że jeżeli czas sprawowania funkcji członka organu spółki nie pokrywa się dokładnie z rokiem obrotowym, to ulega on stosownemu wydłużeniu czy też taki, aby rozpoczynać obliczanie kadencji począwszy od pierwszego pełnego roku obrotowego (tj. de facto także przedłużać ten okres o rok). Nie ulega zatem wątpliwości, że w praktyce ten spór koniecznie musi zostać jakoś rozwiązany. Żadna spółka nie może pozwolić sobie na ryzyko zastosowania niewłaściwej wykładni, bowiem koszty ewentualnego błędu są zbyt duże …
Rekomendacje
Opisane tu wątpliwości traktować trzeba z powagą. Zastosowanie bowiem niewłaściwej wykładni – a, jak mowa o tym powyżej, w chwili obecnej brak absolutnej pewności, która z dyskutowanych dróg rozumowania jest prawidłowa – doprowadzić może do poważnych konsekwencji. „Lepiej zapobiegać, niż leczyć” – mówi słynne powiedzenie. Dlatego przy wykładni przepisów KSH dotyczących wygaśnięcia mandatów najlepiej przyjąć ostrożną postawę i – zwracając się w stronę teorii „skrócenia mandatu” – założyć, że mandat członka organu wygasa wcześniej, co powinno skutkować podjęciem uchwał o powołaniu (tych samych lub innych) osób w skład organów spółki. Jeśli jednak właściwą okazałaby się teoria „wydłużenia mandatu”, wówczas opisane powyżej powołania bezpieczniej jest poprzedzić uchwałami o odwołaniu, ewentualnie złożeniem rezygnacji z pełnionej funkcji. Takie działanie, niezależnie od tego która z powyższych teorii jest właściwa, jest rozwiązaniem najbezpieczniejszym (i stosowanym przez wiele spółek), do czasu ewentualnej wypowiedzi Sądu Najwyższego lub ingerencji ustawodawcy.
