Telepraca a praca zdalna – jak jest i jak będzie?

Dzięki rozpowszechnieniu się komunikacji elektronicznej coraz popularniejsze staje się wykonywanie pracy przez pracowników, w całości lub częściowo, poza siedzibą pracodawcy. Aktualnie na mocy Kodeksu pracy[1] („KP”) jedyną formą wykonywania czynności na rzecz pracodawcy poza zakładem pracy jest telepraca.

Z kolei regulacja dotycząca pracy zdalnej ma charakter doraźny, gdyż została wprowadzona w wyniku epidemii COVID-19, na mocy tzw. ustawy covidowej[2] („Ustawa COVID”). Z powodu dużej popularności pracy w trybie zdalnym, czyli tzw. home office, ma ona zagościć w KP na stałe, jako rozwiązanie do stosowania w warunkach typowych, nie tylko nadzwyczajnych.[3]

OBOWIĄZUJĄCY STAN PRAWNY

TELEPRACA na podstawie KP

Telepraca została uregulowana w rozdziale IIB KP. Do cech charakterystycznych dla tego rodzaju pracy zalicza się (i) regularne wykonywanie pracy, (ii) wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej oraz (iii) przekazywanie pracodawcy wyników pracy przez telepracownika w szczególności za pośrednictwem tego rodzaju komunikacji. Wszystkie powyższe warunki muszą zostać spełnione, aby wykonywanie obowiązków wobec pracodawcy mogło zostać uznane za telepracę.

Telepraca niekoniecznie musi być wykonywana w domu. Pracodawca oraz telepracownik mogą umówić się na wykonywanie określonych czynności, w zależności od ich charakteru, częściowo w biurze, lecz także w innych miejscach, chociażby w samochodzie.

Na podstawie KP interesy telepracownika są zabezpieczone na wiele sposobów. Po pierwsze, pracodawca nie ma prawa wypowiedzieć umowy o pracę w przypadku (i) gdy pracownik nie wyrazi chęci na wykonywanie pracy w formie telepracy, a także (ii) zaprzestania wykonywania pracy w formie telepracy. Co więcej, zakazana jest dyskryminacja pracownika z powodu podjęcia pracy w formie telepracy oraz odmowy jej podjęcia, w tym pracownika powinny dotyczyć takie same zasady jak pozostałych pracowników w odniesieniu do nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania, czy dostępu do szkolenia.

PRACA ZDALNA na podstawie Ustawy COVID

Wykonywanie pracy w trybie zdalnym uregulowane zostało w art. 3 Ustawy COVID, na podstawie którego jej wykonywanie pracodawca może polecić pracownikowi przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu.

O pracy zdalnej można mówić gdy jednocześnie jest (i) określona w umowie o pracę oraz wykonywana (ii) na polecenie pracodawcy, (iii) poza miejscem jest stałego wykonywania, (iv) przez czas oznaczony.[4]

Polecenie wykonywania pracy zdalnej na podstawie Ustawy COVID może nastąpić w dowolnej formie, (i) jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i (ii) pozwala na to rodzaj pracy. Polecenie takie powinno zostać wydane na określony okres czasu, ponadto może zostać w każdym czasie cofnięte.

Zatem pracownik musi mieć obiektywnie możliwość wykonywania danej pracy z domu. W przeciwnym wypadku wykonywanie obowiązków na rzecz pracodawcy w trybie zdalnym nie jest możliwe.[5]

Na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewniania narzędzi i materiałów, a także obsługi logistycznej potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej, opierającej się na środkach bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jeżeli pracownik zdecyduje się na użycie innych materiałów lub narzędzi, musi pamiętać o poszanowaniu i ochronie informacji poufnych, a także pozostałych prawnie chronionych tajemnic i informacji.

Ponadto, w ramach polecenia pracodawcy, pracownik może zostać zobowiązany do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności.

TELEPRACA a PRACA ZDALNA

Telepraca charakteryzuje się mniejszą elastycznością w porównaniu do pracy zdalnej, gdyż nie może być wykonywana w sposób nieregularny. Telepraca wiąże się również z większą ilością obowiązków po stronie pracodawcy dotyczących BHP, zapewnienia pracownikowi sprzętu oraz ponoszenia kosztów jego użytkowania. Ponadto, telepraca wykonywana jest na podstawie porozumienia, a praca zdalna zostaje polecona jednostronnie przez pracodawcę.

PLANOWANE ZMIANY

PRACA ZDALNA zamiast TELEPRACY na podstawie KP

Zgodnie z zaprezentowanym przez Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii projektem ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z 18.05.2021 r., w miejsce przepisów o telepracy wprowadzone do KP mają być na stałe postanowienia o pracy zdalnej, w części wykorzystujące dotychczasowe brzmienie regulacji dotyczących telepracy. Projekt ustawy jest na etapie opiniowania.

Powyższe w dużej mierze spowodowane jest niską popularnością wykorzystywania telepracy w praktyce, a także licznymi sygnałami oraz postulatami napływającymi od pracowników i pracodawców, aby wprowadzić pracę zdalną na stałe do KP.[6]

Poniżej znajdują się najważniejsze założenia projektowanych postanowień o pracy zdalnej na gruncie KP:

• praca zdalna będzie wykonywana w całości lub części w miejscu wskazanym przez pracownika oraz każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą;
• do wykonywania pracy zdalnej przede wszystkim wykorzystywane będą środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
• wprowadzenie pracy zdalnej będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie jej trwania;
• pracodawca będzie miał możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej pracownikowi w szczególnych sytuacjach, takich jak (i) obwiązywanie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego, epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także (ii) ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, podczas gdy z przyczyn zewnętrznych zapewnienie ich w dotychczasowym miejscu pracy jest czasowo niemożliwe;
• reguły dotyczące wykonywania pracy zdalnej będą określane w (i) porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową („Porozumienie”) lub (ii) regulaminie obowiązującym u pracodawcy („Regulamin”);
• pracownik na wniosek („Wniosek”) będzie miał możliwość wykonywania pracy zdalnej również w przypadku braku obowiązującego Regulaminu lub Porozumienia u pracodawcy;
• pracodawca zobowiązany będzie uwzględnić Wniosek pracownika wychowującego dziecko (i) do ukończenia przez nie 4 roku życia lub (ii) niepełnosprawne, upośledzone albo nieuleczalnie chore, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika;
• wprowadzenie możliwości wiążącego wycofania się z pracy zdalnej przez pracodawcę lub pracownika;
• pracodawca zobowiązany będzie zapewnić pracownikowi niezbędne materiały, urządzenia techniczne i narzędzia pracy, uczestnictwo w szkoleniach, a także pokryć koszty związane z pracą zdalną;
• pracodawca oraz pracownik będą mogli ustalić między sobą zasady wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej;
• pracownik będzie uprawniony do składania wszelkich wniosków, dla których przepisy KP wymagają formy pisemnej, w postaci papierowej lub elektronicznej, a więc również drogą mailową;
• pracodawca będzie miał prawo przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika;
• pracownik w trybie zdalnym nie będzie mógł wykonywać prac szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych, ani z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia;
• pracownik wykonujący nie będzie mógł być z tego powodu dyskryminowany;
• pracownikowi zostanie zapewniona możliwość przebywania na terenie zakładu pracy.[7]

Autorem wpisu jest Pola Sarnowska, Associate w Kancelarii RKKW.

***

[1] Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy  (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

[2] Ustawa z dnia 02.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.).

[3] Uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 18.05.2021 r.

[4] Art. 3 KoronawirusU red. Szmid 2020, wyd. 1/K. Schiffter, Legalis.

[5] Art. 3 KoronawirusU red. Szmid 2020, wyd. 1/K. Schiffter, Legalis.

[6] Uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 18.05.2021 r.

[7] https://archiwum.bip.kprm.gov.pl/kpr/form/r522071471,Projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-Kodeks-pracy-oraz-niektorych-innych-ustaw.html; https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/projekt-dot-pracy-zdalnej-skierowany-do-konsultacji-miedzyresortowych-opiniowania-i-konsultacji-publicznych.