e-KRS coraz bliżej

Wielkimi krokami zbliża się zapowiadana na 1 marca 2021 r. elektronizacja postępowania przed sądami rejestrowymi prowadzącymi Krajowy Rejestr Sądowy. Zmiany są daleko idące i dotyczą nie tylko formy składanych dokumentów.

Elektronizacja postępowania rejestrowego była zapowiadana od wielu lat. Odpowiednie przepisy uchwalono już 26 stycznia 2018 r., ale kilkukrotnie przesuwano ich wejście w życie. Niektóre efekty tej ustawy widzimy już teraz. Od 9 kwietnia 2018 r. działa Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), a od 1 października 2018 r. określone podmioty składają do KRS sprawozdania finansowe wyłącznie drogą elektroniczną. Największa zmiana czeka nas jednak 1 marca 2021 r. Od tego dnia, wszystkie postępowania w sprawach, w których właściwy jest sąd rejonowy prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy, odbywać się będą jedynie w formie elektronicznej.

Co w praktyce dla uczestników postępowania rejestrowego i ich pełnomocników oznaczają wprowadzane zmiany?

1. Postępowanie przed sądem rejestrowym ma się odbywać wyłączenie w formie elektronicznej (art. 694^3a KPC w zw. z art. 19 ust. 2 ustawy o KRS), co oznacza, że jego uczestnicy muszą posługiwać się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Gdy uczestnik złoży wniosek w formie papierowej, sąd powinien wezwać go do wniesienia tego pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jeśli wnioskodawca tego zaniecha, pismo nie wywoła skutków prawnych (art. 694^3a KPC w zw. z art. 125 § 2¹ KPC). W przypadku środków zaskarżenia (poza tymi kierowanymi do Sądu Najwyższego) niezachowanie formy elektronicznej skutkować będzie ich odrzuceniem (art. 694^3a 4 KPC).
2. Nie tylko wniosek ma mieć formę elektroniczną, ale także jego załączniki (art. 694^3b KPC). Jeżeli załącznik ma formę aktu notarialnego, np. protokół walnego zgromadzenia, to wnioskodawca podaje jedynie numer tego aktu z CREWAN, a dokument ten zostanie automatycznie załączony do wniosku (art. 19d ustawy o KRS). Jeśli natomiast załącznik ten ma formę papierową, to wnioskodawca ma dwa wyjścia. Po pierwsze, może załączyć jego skan, którego zgodność z oryginałem zostanie poświadczona elektronicznie przez notariusza albo pełnomocnika będącego radcą prawnym lub adwokatem. Po drugie, może załączyć niepoświadczony skan, a następnie (w ciągu 3 dni od złożenia wniosku) przesłać do sądu oryginał albo urzędowo poświadczony odpis (art. 694⁴ 2² – 2³ KPC).
3. Z punktu widzenia pełnomocników istotne jest także to, że do wniosku kierowanego do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego należy załączyć pełnomocnictwo lub jego odpis (art. 694³ 3² KPC). Podobnie, jak w przypadku załączników, pełnomocnik będący radcą prawnym lub adwokatem będzie mógł poświadczyć elektronicznie odpis pełnomocnictwa za zgodność z oryginałem lub przesłać do sądu oryginał pocztą (art. 694⁴ § 2² – 2³ KPC). Ustawodawca mając na uwadze doniosły charakter wpisów w rejestrach Krajowego Rejestru Sądowego wyłączył zastosowanie art. 89 § 1¹ KPC, który w sprawach rozpoznawanych elektronicznie umożliwiał profesjonalnym pełnomocnikom powołanie się na pełnomocnictwo bez konieczności jego załączania.
4. Kolejna ważna zmiana dotyczy opłat od wniosków. Dotychczas wnioski nieopłacone lub opłacone w sposób nieprawidłowy podlegały zwrotowi, przy czym w razie uzupełnienia brakującej opłaty wniosek wywoływał skutek od chwili wniesienia (art. 19 ust. 3 i 4 ustawy KRS w obecnym brzmieniu). Od marca 2021 r. wniosek nieopłacony w ogóle nie wywoła skutków prawnych, a wnioskodawca nie będzie miał możliwości uzupełnienia opłaty (art. 19 ust. 10 ustawy o KRS a contrario). W takiej sytuacji trzeba będzie po prostu wnieść wniosek ponownie.
5. Postępowanie toczy się w formie elektronicznej tak długo, jak prowadzone jest przez sąd rejestrowy. Jeśli sprawa, na skutek środka zaskarżenia (wniesionego elektronicznie), zostanie przekazana do sądu II instancji, dalsze pisma w tej sprawie należy składać w formie papierowej (art. 694^6a KPC). W praktyce będzie to dotyczyć zażaleń i apelacji, gdyż skargi na orzeczenia referendarza sądowego nadal rozpoznaje sąd rejestrowy.
6. Elektronizacja postępowania rejestrowego wymusza też zmiany w dostępie do akt rejestrowych. Dostęp ten ma być także elektroniczny (tj. przez Internet). Od 1 marca 2021 r. akta rejestrowe prowadzone będą wyłącznie w formie elektronicznej. Co ważne, istniejące akta papierowe nie będą digitalizowane, a akta w wersji elektronicznej nie będą drukowane i załączane do akt papierowych (art. 9 ust. 1 ustawy o KRS). Jeśli zaś chodzi o akta spraw prowadzonych przez sąd II instancji w sprawach rejestrowych oraz dokumenty składane do akt rejestrowych w wersji papierowej (np. oryginał protokołu zgromadzenia wspólników), to będą one – po przetworzeniu na wersję elektroniczną – załączone do akt papierowych, przy czym mają stanowić jedynie wersję pomocniczą wobec akt elektronicznych (art. 9 ust. 6-8 ustawy o KRS). W konsekwencji, dla spółki zarejestrowanej przed 1 marca 2021 r. prowadzone będą akta zarówno w wersji papierowej (obejmujące zdarzenia do 1 marca 2021 r.) jak i elektronicznej (obejmujące zdarzenia późniejsze).

Ustawodawca zapewnia, że system umożliwiający składanie wniosków do rejestrów Krajowego Rejestru Sądowego będzie intuicyjny oraz przyjazny dla użytkownika i uniemożliwi popełnienie najczęstszych błędów, w tym nie pozwoli na pozostawienie jako pustych pól, których wypełnienie jest obligatoryjne. Użytkownicy systemu mają być także powiadamiani mailowo o wszelkich zmianach, jakie zaszły w stosunku do zgłoszonych przez nich wniosków.

O innych (obowiązujących już) zmianach w postępowaniu rejestrowym pisaliśmy tutaj.

Autorem wpisu jest radca prawny Konrad Oleszczuk, Associate w Kancelarii RKKW.

Powołane akty prawne:

• ustawa z 26 stycznia 2018 r. w ustawie o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 398);
• ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2019 poz. 1500) w wersji obowiązującej od 1 marca 2021 r.;
• ustawa z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.2020 poz. 1575) w wersji obowiązującej od 1 marca 2021 r.