Jarosław Szewczyk, adwokat w Kancelarii RKKW
Jedną z trudności praktyki transakcyjnej angażującej podmioty zagraniczne jest uzyskanie odpowiednich pełnomocnictw. Chodzi tak o treść jak i właściwą formę sporządzonego dokumentu (fr. validité formelle). Z reguły, kwestia zakresu (treści) nie stwarza większych problemów. Pełnomocnictwo jako dokument „umocowujący” pełnomocnika do złożenia określonego oświadczenia woli stwarza jedynie uprawnienie do podjęcia określonych czynności. Zazwyczaj zatem nie ma problemów z uzgodnieniem takiego zakresu pełnomocnictwa, który byłby komfortowy zarówno dla mocodawcy jak i pełnomocnika.
Dylemat powstaje wtedy, gdy okazuje się, że dla danego pełnomocnictwa wymagana jest forma szczególna. Pierwsze pytanie, które się w takiej sytuacji rodzi dotyczy tego, jakie jest prawo właściwe dla stosunku pełnomocnictwa? Następnie, czy prawo właściwe dla stosunku pełnomocnictwa ma jakiś wpływ na formę, w której powinno być ono udzielone? Po dokonaniu ustaleń w zakresie prawa właściwego oraz wymogów dotyczących formy udzielanego pełnomocnictwa (zob. art. 23 i 25 ustaw z dnia 4 lutego 2011 r. prawo prywatne międzynarodowe (Dz.U. 2011, Nr 80, poz. 432) powstaje kłopot polegający na tym, jak ocenić czy dane pełnomocnictwo zostało skutecznie udzielone i jak tę kwestię wykazać?
Jeżeli czynność, którą ma podjąć pełnomocnik będzie dokonywana w Polsce, optymalnym rozwiązaniem jest z reguły poddanie pełnomocnictwa prawu polskiemu, sporządzenie go w formie przewidzianej przez przepisy obowiązujące w Polsce i przez uprawniony do tego podmiot (z reguły notariusza). Jeżeli jednak mocodawca nie może przyjechać do Polski pełnomocnictwo musi zostać udzielone zagranicą. W takim przypadku właściwie brak jest niezawodnego sposobu na wykazanie skuteczność udzielonego pełnomocnictwa.
Uzyskanie stosownego apostille nie pozwala na stwierdzenie, iż dane pełnomocnictwo udzielone zostało we właściwej formie. Zgodnie z art. 3 Konwencji Haskiej, apostille służy wyłącznie poświadczeniu autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz w razie potrzeby tożsamości pieczęci lub stempla. Warto podkreślić, iż uzyskanie klauzuli apostille nie daje gwarancji, iż pełnomocnictwo udzielone zostało ważnie, tj. we właściwej formie. Apostille poświadcza jednak, iż dokument podpisała osoba pełniąca określone funkcje publiczne. Zakładając, iż osoba ta sprawdziła, czy wszystkie warunki formalne obowiązujące w kraju sporządzenia pełnomocnictwa zostały spełnione, można uznać, iż klauzula apostille ustanawia swoiste (choć bardzo wątpliwe) domniemanie faktyczne ważności sporządzonego dokumentu. Domniemanie to jest jednak oparte na założeniu, iż osoba podpisująca dokument dołożyła należytej staranności i sprawdziła, czy spełnione zostały określone warunki formalne obowiązujące w państwie sporządzenia dokumentu pełnomocnictwa.
Spełnienie warunków formalnych obowiązujących w państwie, w którym udzielane jest pełnomocnictwo schodzi na dalszy plan, jeżeli możliwe jest zachowanie warunków formalnych przewidzianych przez prawo polskie. Należy jednak pamiętać, iż zagranicą nie ma polskich notariuszy, stąd też jedyną możliwością jest uzyskanie tzw. „formy równoważnej”. Nie we wszystkich krajach notariusze posiadają jednak identyczny status i nie zawsze możliwe będzie sporządzenie dokumentu zagranicą w formie, która mogłaby zostać uznana za formę równoważną aktowi notarialnemu czy formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Warto dodać, iż jak się powszechnie przyjmuje, odpowiednikiem polskiego notariusza nie jest tzw. notary public, działający w krajach systemu common law. Dokument sporządzony przez notary public może być co najwyżej uznany za dokument prywatny z podpisami notarialnie (urzędowo) poświadczonymi.
Konkludując, każdy przypadek należy oceniać odrębnie, szczególną uwagę zaś należy zwracać wtedy, gdy pełnomocnictwo (w zakresie formy) poddane jest prawu polskiemu, ale mimo to sporządzane jest zagranicą. Z obserwacji wynika, iż brak znajomości reguł rządzących międzynarodowym obrotem prawnym prowadzi do wyboru rozwiązań najbezpieczniejszych, tj. uzyskiwania „najwyższej” możliwej do uzyskania formy oraz stosownych klauzul apostille. Abstrahując od ekonomiki takiego postępowania, nie zawsze daje ono pewność uzyskania odpowiedniej formy. W związku z powyższym, w każdym przypadku, w którym pełnomocnictwo jest udzielane zagranicą należy uważnie analizować to, czy i jakie warunki powinny zostać spełnione, aby pełnomocnictwo zostało ważnie udzielone.
