Podmioty składające wnioski do KRS o wpis nowych osób reprezentujących spółkę, likwidatorów oraz prokurentów nadal niekiedy zapominają o obowiązku dołączenia oświadczeń tych osób o wyrażeniu zgody na pełnienie przez nich funkcji. Dodatkowo od marca br. zgody takie winny zawierać także informacje o adresach do doręczeń danych osób, a oprócz tego w znowelizowanej ustawie jest mowa także o konieczności złożenia do KRS przez spółki kapitałowe list zawierających adresy osób uprawnionych do powołania zarządu lub członków organów podmiotów o takich uprawnieniach.
Oświadczenia o adresach do doręczeń oraz lista adresów do doręczeń
Jak pisaliśmy tutaj, w marcu weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 700, dalej jako „KrRejSU”), która dotyczyła m.in. art. 19a ust. 5 tej ustawy – w nowym brzmieniu zobowiązuje on podmioty wpisane do KRS do załączenia do wniosku o wpis oświadczeń osób reprezentujących dany podmiot, likwidatorów i prokurentów adresów do doręczeń ww. osób. Obowiązek ten dotyczy nie tylko nowych członków organów, ale także osób aktualnie wpisanych do rejestru osoby jako członkowie organów spółki, likwidatorów i prokurentów. W celu dostosowania do obowiązujących przepisów, powinni złożyć do sądu rejestrowego wraz z najbliższym wnioskiem o wpis – jednak nie później niż 18 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji KrRejSU – podpisane przez nich oświadczenia z aktualnym adresem do doręczeń. W uzasadnieniu do projektu ustawy podkreśla się, że istotne jest osobiste podpisanie oświadczeń przez wskazane osoby, gdyż to one będą ponosiły ewentualne negatywne konsekwencje związane z zaniedbaniem tego obowiązku.
Wskazane obowiązki dotyczą wszystkich podmiotów pisanych do KRS. Niezależnie od powyższych zmian, dodatkowe wymogi zostały nałożone na spółki kapitałowe przez art. 19 ust. 5d KrRejSU, zgodnie z którym do zgłoszenia zmian takiej spółki do rejestru konieczne jest dołączenie dodatkowo listy zawierającej nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu – w przypadku osoby prawnej, imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków jej organu uprawnionego do jej reprezentowania.
Komentarz
Pomimo funkcjonowania nowych przepisów KrRejSU od ponad dwóch miesięcy, niejednoznaczne jest, jak stosować omawiane regulacje nakładające na podmioty wpisane do KRS dodatkowe wymogi formalne. Nie zostało wyjaśnione, w jaki sposób prawidłowo przygotować opisane wyżej dokumenty. Między innymi ustawa nie precyzuje, czy w przypadku spółki kapitałowej konieczne jest złożenie do rejestru zarówno oświadczeń o adresach, jak i listy adresowej, wydaje się zatem, że – z ostrożności – obydwa z tych wymogów powinny być spełnione niezależnie. Nadto ustawa nie wskazuje wprost, czy oświadczenie o adresie powinno być podpisane osobiście przez osobę, której dotyczy – interpretacja taka wynika jedynie z treści przytoczonego wyżej uzasadnienia do projektu ustawy.
Ponadto problematyczne może być zastosowane w art. 19 ust. 5d pojęcie „osób uprawnionych do powołania zarządu”. Wykładnia literalna prowadziłaby do wniosku, że osobą taką jest każdy wspólnik lub akcjonariusz, a spółka byłaby zobowiązana do podania sądowi rejestrowemu ich adresów, co w przypadku akcjonariuszy posiadających akcje na okaziciela byłoby niemożliwe, a w przypadku pozostałych, nieracjonalne i nadmiernie utrudnione. Kwestii tej nie wyjaśnia ani treść ustawy, ani uzasadnienie do niej. Należy przypuszczać, że ustawodawca miał na myśli w tym miejscu wyłącznie tych wspólników lub akcjonariuszy, którzy posiadają osobiste uprawnienie do powoływania członków zarządu albo jedynych wspólników bądź akcjonariuszy spółek kapitałowych (jeśli to zgromadzenie wspólników / walne zgromadzenie jest władne, zgodnie z aktem organizacyjnym spółki, powoływać członków zarządu).
Należy wyrazić nadzieję, że sądy rejestrowe wkrótce wypracują jednolitą praktykę stosowania nowych przepisów w omówionym zakresie, co umożliwi składanie przez podmioty wpisane do KRS dokumentów bez ryzyka, że zostaną wezwane do uzupełnienia braków, co niejednokrotnie może znacznie spowolnić proces rejestracji zmian objętych wnioskiem.
