W dniu 8.10.2018 r. Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. („GPW”) przyjęła „Standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.” Ich celem jest zachowanie zgodności funkcjonowania spółek notowanych na rynkach organizowanych przez GPW z przepisami antykorupcyjnymi oraz wprowadzenie najwyższych standardów transparentności gospodarczej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z przedstawionych rozwiązań.
Pierwszą rekomendacją jest posiadanie i stosowanie przez spółki Kodeksu Antykorupcyjnego (polityki antykorupcyjnej/polityki compliance). Taki dokument może skupiać się na ryzyku korupcyjnym, jak i definicji oraz zasadach postępowania w przypadku konfliktu interesów. Zapoznawani z jego treścią powinni być nie tylko pracownicy, lecz również wszyscy kontrahenci spółek. O ile Standardy nie przesądzają ostatecznie o formie notyfikacji treści takiej polityki, za cenną należy uznać propozycję wprowadzania kodeksu do treści umów, w szczególności zawieranych w obszarze doradztwa i pośrednictwa. Szczególną uwagę należy poświęcić transparentności procedur weryfikacji i akceptacji kosztów, wydatków oraz współpracy z podmiotami trzecimi. Skutkiem takich procedur powinno być wyłączenie możliwości powstawania mechanizmów udzielania korzyści majątkowych z wykorzystaniem majątku spółki. Kwestie takie jak przyjmowanie i wręczanie upominków okolicznościowych, darowizny oraz sponsoring również powinny być rozstrzygnięte na gruncie wewnętrznej polityki uwzględniającej zasady przeciwdziałania i zapobiegania korupcji. Wskazane regulacje powinny zostać skonstruowane z uwzględnieniem specyfiki działalności spółki, a ich treść udostępniana na jej stronie internetowej.
Obowiązki związane z nadzorem nad przestrzeganiem procedur antykorupcyjnych w spółkach powinny być powierzone osobie na stanowisku Compliance Officera. Zgodnie z rekomendacją GPW, osoba taka powinna posiadać rangę członka zarządu bądź zajmować stanowisko bezpośrednio podległe zarządowi spółki. Składane przez nią raporty powinny być kierowane jednocześnie do zarządu spółki oraz organu nadzoru. W przypadku niewyodrębnienia przez spółkę stanowiska Compliance Officera, opisany zakres obowiązków powinien zostać powierzony członkowi zarządu.
Istotnym elementem polityki compliance powinno być rozwijanie kultury wewnątrzorganizacyjnego sygnalizowania nieprawidłowości przez pracowników. W tym celu powinna zostać wdrożona procedura zgłaszania informacji o wszelkich propozycjach korupcyjnych, ale także o innych nieprawidłowościach i nadużyciach prawa lub naruszeniu wewnętrznych regulacji spółki. Spółka powinna informować o stworzonych przez nią sposobach przekazywania informacji o nieprawidłowościach (np. wydzielona skrzynka mailowa lub hotline), udostępniać je powszechnie oraz zapewniać pełną anonimowość zgłaszającego. W przypadku pozytywnej weryfikacji przekazanych informacji przez Compliance Officera, rekomendowane jest nadanie osobie dokonującej zgłoszenia statusu Sygnalisty Korporacyjnego. Uzyskanie wskazanego statusu powinno wiązać się z ochroną przed represjami ze strony otoczenia, dyskryminacją lub innym niesprawiedliwym traktowaniem.
Ponadto spółkom zaleca się organizację dla pracowników szkoleń z zakresu zgodności. Program takich szkoleń powinien zostać rozszerzony o zasady postępowania pracowników spółki na wypadek kontroli organów ścigania w kontekście praw przeszukiwanego, przesłuchiwanego, prawa do powołania się na tajemnicę służbową, czy konieczności ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Zachęcamy do zapoznania się z Dokumentem.
