Rezygnacja członka zarządu – „na czyje ręce” należy ją złożyć (Aktualizacja)

Współautorem wpisu jest: Natalia Tracichleb

Utrata statusu (wygaśnięcie mandatu) członka zarządu spółki możliwa jest m.in. na skutek złożenia oświadczenia o rezygnacji z pełnionej funkcji. Kontrowersje i spory – zarówno doktrynalne jak i praktyczne – budzi określenie adresata tego oświadczenia. Jak zatem powinna zostać złożona rezygnacja by była ona skuteczna ergo by spowodowała wygaśnięcie mandatu członka zarządu spółki? A może jest osiągalne zaproponowanie rozwiązania uniwersalnego, dzięki któremu znaczenie zasygnalizowanych powyżej wątpliwości prawnych znacząco się zmniejszy, co z kolei spowoduje zwiększenie poziomu bezpieczeństwa prawnego?

Odpowiedź na pytanie o sposób dokonania (skutecznej) rezygnacji z członkostwa w zarządzie spółki ma doniosłe znaczenie praktyczne, gdyż determinuje moment, w którym wygasa (lub nie) mandat „rezygnującego”. Przyjęcie właściwej konstrukcji prawnej (i modus operandi) w tym zakresie powinno, z jednej strony, możliwie szeroko zabezpieczać interes spółki, z drugiej zaś stanowić wyraz poszanowania dla autonomii menedżerów w przedmiocie podejmowania decyzji o pozostawaniu (lub nie) w składzie zarządu.

(Niemała) Waga nieskutecznej rezygnacji…

Praktyczną wagę analizowanego zagadnienia obrazuje fakt, iż nieskuteczne złożenie rezygnacji może nie tylko stać w sprzeczności z wolą „rezygnującego”, ale przede wszystkim narażać go na szereg konsekwencji. Po pierwsze, osoba która nieskutecznie złożyła rezygnację, a więc de facto w dalszym ciągu członek zarządu, za niedopełnienie z własnej winy obowiązków w zakresie postępowania upadłościowego może ponieść konsekwencje w postaci orzeczenia wobec niej zakazu prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek, a także pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, fundacji lub stowarzyszeniu (art. 373 Prawa upadłościowego i naprawczego). Dalej, zgodnie z art. 586 KSH, za niezgłoszenie wniosku o upadłość spółki, pomimo powstania warunków uzasadniających według przepisów upadłość, osobie posiadającej status członka zarządu grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo nawet pozbawienia wolności. Co więcej, na płaszczyźnie aktualnie obowiązujących regulacji podatkowych (tj. art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej), członkowie zarządu są subsydiarnie odpowiedzialni za zaległości podatkowe spółki, których termin płatności upłynął w czasie pełnienia przez nich obowiązków.

Należy także zaznaczyć, że osoby pełniące funkcje publiczne w okresie zajmowania stanowisk lub pełnienia funkcji publicznych nie mogą być członkami m.in. zarządów spółek prawa handlowego. Co więcej, członek zarządu nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (art. 214 § 1 oraz art. 387 § 1 KSH). Nie może on również (bez zgody spółki) zajmować się interesami konkurencyjnymi, ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik  lub jako członek organu spółki kapitałowej, bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu (art. 211 § 1 oraz art. 380 § 1 KSH). Jeśli zatem czynić to zamierza, winien uprzednio (skutecznie) zrezygnować z pełnionej funkcji.

W jakiej formie…

Rezygnacja stanowi jednostronne oświadczenie woli członka zarządu, które ma na celu wygaśnięcie mandatu. Co istotne oraz ugruntowane już w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jej złożenie nie wymaga jakiegokolwiek działania odbiorcy tego oświadczenia. Warto przy tym wszakże wskazać na jednostkowe (i słusznie poddane szerokiej krytyce) nieaktualne stanowisko Sądu Najwyższego z dnia 26.10.2002 r., zgodnie z którym rezygnacja prezesa zarządu spółki z o.o. wymaga dodatkowo aktu odwołania go przez właściwy organ spółki.

Komentatorzy akcentują, że – niezależnie od postanowień umowy lub statutu spółki – złożenie rezygnacji przez członka zarządu jest dopuszczalne w każdym czasie i może wywołać skutek w postaci natychmiastowego wygaśnięcia mandatu w zarządzie, za czym przemawia jednoznacznie odpowiednie stosowanie do rezygnacji przepisów z zakresu wypowiedzenia zlecenia przez przyjmującego zlecenie (art. 746 § 3 KC). Co więcej, w piśmiennictwie funkcjonuje również stanowisko, zgodnie z którym rezygnacja złożona wbrew postanowieniom umowy (statutu), który np. przewiduje konieczność uwzględnienia „okresu wypowiedzenia”, jest skuteczna i może rodzić po stronie członka zarządu jedynie odpowiedzialność odszkodowawczą.

Przepisy KSH nie określają formy rezygnacji, zatem zastosowanie w tym zakresie znajdą ogólne zasady prawa cywilnego dotyczące składania oświadczeń woli (art. 60 KC w zw. z art. 2 KSH). W konsekwencji, rezygnacja może zostać wyrażona przez każde zachowanie się „rezygnującego” w sposób dostateczny ujawniający jego wolę. Jednakże ze względów dowodowych pożądana jest forma pisemna, elektroniczna lub np. fax. Z praktycznego punktu widzenia warto zaznaczyć, że w świetle obowiązujących przepisów, o ile umowa (statut) spółki nie przewiduje innego rozwiązania, nie jest wymagane podanie w oświadczeniu żadnego rodzaju uzasadnienia. Niemniej, kierowanie się „ważnymi powodami” przy podejmowaniu przez „rezygnującego” decyzji, może w określony sposób skutkować na płaszczyźnie ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki.

W końcu, pamiętać należy, iż rezygnacja odniesie skutek z chwilą dojścia do adresata, w taki sposób, aby mógł się on zapoznać z jej treścią (zgodnie z art. 61 § 1 KC w zw. z art. 2 KSH). Oczywiście, musi ona dotrzeć do właściwego adresata …

… i na czyje ręce rezygnować ?

Oświadczenie o rezygnacji powinno być złożone spółce. Niemniej, w doktrynie, orzecznictwie i w praktyce odnajdujemy wiele rozbieżnych stanowisk co do tego, kto powinien być jego adresatem, co tworzy przestrzeń do licznych problemów praktycznych. Zasadniczo należy wyróżnić co najmniej sześć (!) następujących poglądów:

1)      adresatem oświadczenia o rezygnacji – zgodnie z przepisami regulującymi bierną reprezentację spółki, tj. art. 204 – 205 § 2 KSH oraz art. 372 – 373 § 2 KSH – powinien być zarząd spółki lub jej pełnomocnik, o ile przepis szczególny lub umowa spółki nie stanowią inaczej;

2)      oświadczenie o rezygnacji powinno być adresowane na ręce członków organu, który jest uprawniony do powołania następcy „rezygnującego”, co miałoby służyć umożliwieniu niezwłocznego uzupełnienia uszczuplonego składu organu. Pogląd taki wyraził m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia  09.05.2012 r. (V CSK 233/11, OSNC 2012/12, poz. 145);

3)      członek zarządu spółki może złożyć oświadczenie o rezygnacji radzie nadzorczej na ręce jednego z jej członków, a w razie jej braku – podczas zgromadzenia (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 07.05.2010 r. (III CSK 176/09, Lex nr 677761);

4)      rezygnacja powinna zostać złożona radzie nadzorczej albo pełnomocnikowi powołanemu uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia). Na stanowisku takim stanął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 03.11.2010 r. . (V CSK 129/10, „Biuletyn Sądu Najwyższego” 2011/1, s. 12);

5)      okoliczności występujące na gruncie danego stanu faktycznego powinny determinować właściwego adresata oświadczenia o rezygnacji (np. złożenie rezygnacji na ręce członka zarządu, a w przypadku braku zarządcy czy też prokurenta, zwrócenie się do organu powołującego następcę „rezygnującego”);

6)      w przypadku, gdy na skutek rezygnacji członka organu (tu: rady nadzorczej) miałaby stać się ona niezdolna do pełnienia swej funkcji, wówczas oświadczenie o rezygnacji winno stać się skuteczne dopiero z chwilą zapoznania się z nim przez organ powołujący (tu: walne zgromadzenie). Natomiast w każdym innym przypadku – tj. w większości przypadków – o chwili skuteczności przedmiotowego oświadczenia decydować winien … zarząd, kierując się interesem spółki (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24.05.2013 r., sygn. akt V CSK 313/12, SIP Legalis).

Wobec zaistniałych rozbieżności wskazujemy, że określenie na czyje ręce „rezygnujący” członek zarządu powinien złożyć swoje oświadczenie, należy oprzeć na odniesieniu się do określenia zasad tzw. biernej reprezentacji spółki na gruncie KSH. Zgodnie z art. 205 § 2 oraz 373 § 2 KSH tzw. bierna reprezentacja spółki, tj. przyjmowanie oświadczeń, przysługuje – co do zasady – każdemu członkowi zarządu lub prokurentowi. Przyjąć również należy, że uprawnienie takie ma także pełnomocnik, o ile jednak jego umocowanie wyraźnie to przewiduje (por. art. 2 KSH w zw. z art. 95 – 96 Kodeksu cywilnego).

Dostrzec przy tym należy, że KSH przewiduje szczególne zasady (czynnej i biernej) reprezentacji spółki w stosunkach umownych i w sporach z członkami zarządu (art. 210 § 1 [2] oraz art. 379 § 1 [2] KSH). W związku z tym, że złożenie rezygnacji nie ma charakteru czynności kontraktowej ani nie jest też aktem sporu pomiędzy spółką a jej zarządcą, nie można uznać za uzasadnione stanowiska, iż właściwym adresatem oświadczenia rezygnacji jest rada nadzorcza albo pełnomocnik zgromadzenia, gdyż wymagałoby to znacznego i nieuzasadnionego rozszerzenia wykładni art. 210 (379 § 1 KSH). Warto również zaznaczyć, że (m.in. w uwagi na różnorodne formy funkcjonowania rad nadzorczych) w praktyce trudne – lub w pewnym okresie czasu nawet niemożliwe – byłoby złożenie przedmiotowego oświadczenia wszystkim jej członkom. W związku z tym w literaturze proponowano uznanie za wystarczającego adresata tego oświadczenia przewodniczącego rady nadzorczej lub jednego z jej członków. Jednakże w praktyce i takie działanie może być utrudnione a przede wszystkim – jak wykazano poniżej – byłoby pozbawione podstaw normatywnych.

Również rozwiązanie zakładające złożenie oświadczenia podczas zgromadzenia nie może zasługiwać na aprobatę, gdyż brak gotowości sensu largo udziałowców spółki do przyjęcia rezygnacji mógłby pozbawić członka zarządu możliwości ustąpienia ze sprawowanej funkcji. Nadto, nie można w żadnej mierze zgodzić się z poglądem, który przypisuje organowi właścicielskiemu prawo biernej reprezentacji spółki (z wyjątkiem przypadku z art. 210 oraz art. 379 KSH), co potwierdzają liczne głosy doktryny, a także domniemanie kompetencji nieprzypisanych pozostałym organom na rzecz zarządu.

Uważamy zatem, iż adresatów oświadczenia członka zarządu o rezygnacji wskazują art. 205 § 2 oraz 373 § 2 KSH oraz art. 2 KSH w zw. z art. 95 – 96 KC, co oznacza, iż stosowne w tym przedmiocie oświadczenie winno być złożone na ręce członka zarządu, prokurenta, lub – o ile ma w tym przedmiocie stosowne umocowanie – pełnomocnika spółki. W innym przypadku nie jest ono skuteczne ergo nie doprowadzi do wygaśnięcia mandatu w zarządzie.

Powyższe rozważania nie posiadają jednak kluczowego znaczenia na płaszczyźnie praktycznej. Zgodnie bowiem z dyspozycją art. 61 § 1 KC, oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Mając zatem na uwadze, iż adresatem oświadczenia o rezygnacji członka zarządu jest spółka, złożenie oświadczenia w tym przedmiocie wywoła natychmiastowy skutek w chwili, gdy będzie ona mogła – niezależnie od tego kto ma biernie działać w jej imieniu – zapoznać się z jego treścią. W konsekwencji całkowicie wystarczające będzie np. złożenie oświadczenia o rezygnacji na biurze podawczym spółki (np. wraz z uzyskaniem stosownej prezentaty), przesłanie jej e-mailem na ogólny adres spółki, faxem, bądź też wysłanie drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru. Nie ulega bowiem wątpliwości, iż z chwilą odnotowania wpływu przesyłki do spółki, mogła ona – a tym samym właściwe do tego osoby (niezależnie od ustalenia ich funkcji) – zapoznać się z treścią oświadczenia „rezygnującego”. W takim przypadku nie jest konieczne (a ze względu na opisane powyżej spory doktrynalne można by to wręcz odradzać) dokładne wskazanie personaliów i funkcji odbiorców oświadczenia o rezygnacji członka zarządu; całkowicie wystarczające jest bowiem określenie adresata w ten sposób, że zostaną wskazane dane spółki.

Rezygnacja jedynego członka zarządu

Szczególną sytuację stanowi przypadek, gdy to jedyny członek zarządu zamierza złożyć rezygnację, zwłaszcza gdy spółka nie ma prokurenta (choć jedyny członek zarządu może wszakże zawsze go ustanowić, o ile umowa lub statut spółki nie przewidują dodatkowych obowiązków np. konieczności uzyskania zgody innego organu spółki). W związku z tym, iż za niedopuszczalne uznać należy wystąpienie w podwójnej roli, tj. rezygnującego i przyjmującego rezygnację, właściwe jest powołanie przez członka (mającego złożyć rezygnację) pełnomocnika ustanowionego do tej właśnie czynności, chyba że możliwe jest złożenie jej na ręce prokurenta. Dzięki temu, piastun może zrealizować swoją decyzję, tak szybko jak to uzna za stosowne, co może być szczególnie istotne np. wobec konfliktu z sensu largo udziałowcami. Jednocześnie konstrukcja taka nie stanowi przypadku dokonania czynności „z samym sobą” oraz nie prowadzi do nadużyć ze strony zarówno rezygnujących, jak i przyjmujących rezygnację.

Z goła odrębny przypadek stanowi natomiast sytuacja, w której jedyny wspólnik (akcjonariusz) spółki jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu planującym złożyć rezygnację. Zgodnie bowiem z art. 210 § 2 (art. 379 § 2) KSH, sensu largo czynność prawna (a nie jedynie umowa lub akt sporu) pomiędzy wspólnikiem (akcjonariuszem) a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Autorzy przychylają się do opinii, że przepisy te powinny mieć zastosowanie również w przypadku rezygnacji członka zarządu.

Skuteczna rezygnacja, ale czy to wszystko?

Pamiętać również należy, że skutecznie złożona rezygnacja będzie skutkować zakończeniem, co do zasady, (jedynie) stosunku organizacyjnego (wewnętrznego), powstałego w wyniku powołania. Natomiast dopiero w wyniku tego zdarzenia z reguły jest nawiązany stosunek obligacyjny, w tym np. umowa o pracę, lub jedna z umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług, kontrakt menadżerski lub inna umowa nienazwana) – czyli tzw. stosunek zewnętrzny, który stanowi – co do zasady – byt całkowicie odrębny od stosunku prawnego wynikającego z członkostwa w zarządzie spółki.

Mimo iż zakończenie stosunku organizacyjnego nie ma, co do zasady, znaczenia dla trwania stosunku zewnętrznego, to za uzasadniony należy uznać pogląd, zgodnie z którym złożenie rezygnacji może stanowić podstawę do wypowiedzenia przez spółkę umowy o pracę. W konsekwencji, w celu zerwania wszystkich prawnych więzi ze spółką, konieczne jest dokonanie oddzielnego rozwiązania stosunku zewnętrznego, chyba że stosunek zatrudnienia przewiduje jego wygaśnięcie z chwilą wygaśnięcia mandatu (co w praktyce jest coraz częściej stosowanym rozwiązaniem).

Wobec powyższego należy rozróżnić dwie sytuacje, tj. gdy rozwiązanie stosunku zewnętrznego  następuje przed złożeniem rezygnacji oraz gdy jest to dokonywane przez „byłego” już piastuna. W pierwszym ze wskazanych przypadków, zastosowanie znajdzie dyspozycja art. 210 § 1 KSH (art. 379 § 1 KSH), zgodnie z którą adresatem oświadczenia o zakończeniu stosunku zewnętrznego powinna być rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia. Natomiast do osoby, która utraciła już status członka zarządu ww. przepisy nie znajdują zastosowania. Wobec tego, (prowadzące do rozwiązania stosunku zewnętrznego) czynności po stronie spółki powinny być dokonane przez osobę uprawnioną do jej reprezentacji na zasadach ogólnych (205 § 1 oraz 373 § 1 KSH) lub – w przypadku umowy o pracę – osobę upoważnioną w odniesieniu do stosunków prawno – pracowniczych na podstawie art. 3(1) Kodeksu pracy. Z kolei zaś przyjęcie oświadczenia (byłego członka zarządu) prowadzącego do rozwiązania stosunku zewnętrznego podlega regulacjom art. 205 § 2 oraz 373 § 2 KSH.

Wskazówki dla praktyki, Oczekiwanie na Sąd Najwyższy

Osobiście uważamy, że adresatów oświadczenia piastuna spółki o rezygnacji wyznaczają art. 205 § 2 oraz 373 § 2 KSH oraz art. 2 KSH w zw. z art. 95 – 96 KC. Jesteśmy więc zdania, iż stosowne w tym przedmiocie oświadczenie winno być złożone na ręce członka zarządu, prokurenta, lub – o ile uzyska stosowne umocowanie – pełnomocnika spółki (co rozwiązuje problemy m.in. w związku z rezygnacją jedynego członka zarządu czy też jednoczesnej rezygnacji wszystkich zarządców).  Gdy to nastąpi wówczas ma miejsce, od razu, skutek w postaci wygaśnięcia mandatu w zarządzie lub radzie nadzorczej. Zastrzegamy jednak – m.in. ze względu na wskazane powyżej rozbieżności – iż pogląd ten może zostać zakwestionowany. Tak więc w praktyce, w tym własnej, rekomendujemy bezpieczne rozwiązania idące w kierunku spełnienia wymogów określonych we wszystkich lub co najmniej w większości prezentowanych koncepcji.

W Rzeczpospolitej z dnia 29 kwietnia 2014 r. ukazał się artykuł red. Marka Domagalskiego „Niełatwo zrezygnować z zarządu”. Zawarta w nim informacja budziła nadzieję na rozwiązanie przedstawionego problemu przez Sąd Najwyższy, do którego pytanie prawne dot. opisywanych tu zagadnień skierował Sąd Okręgowy w Toruniu (sygn. akt. III CZP 36/14). Zauważyć należy, iż oczekiwane rozstrzygnięcie miałoby kolosalne znaczenie nie tylko na przyszłość ale również w odniesieniu do przeszłości. Niestety, w dniu 11 lipca 2014 r. Sąd Najwyższy odmówił podjęcia uchwały w tej sprawie, co utrzymuje stan niepewności prawnej i aktualność przedstawionych powyżej, „bezpiecznych”, rekomendacji.