Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, wyrokiem z 15 kwietnia 2021 r. w sprawie o sygnaturze akt III SA/Gd 933/20, wyjaśnił kwestię związaną z brakiem prawidłowego podpisu pod odwołaniem od decyzji administracyjnej wniesionego w formie e-mail oraz wskazał na obowiązki organu w razie stwierdzenia braków formalnych podania.
Stan faktyczny
Organ gminy odmówił skarżącej prawa do świadczenia wychowawczego na jedną z jej córek. Wniosła więc ona odwołanie e-mailem do Samorządowego Kolegium Odwoławczego (dalej: „SKO”) za pośrednictwem MOPS-u, lecz nie zostało ono w tej formie uznane. Ponowienie przez nią wysyłki pisma, tym razem w formie papierowej, nastąpiło już po wskazanym w art. 129 § 2 KPA[1] 14-dniowym terminie. W konsekwencji SKO stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania.
Strona zaskarżyła postanowienie do sądu administracyjnego, wnosząc o przywrócenie terminu ustawowego i rozstrzygnięcie odwołania w sprawie. Skarżąca wskazała, że odwołanie zostało przez nią wysłane w terminie za pośrednictwem poczty e-mail, a później jedynie ponowiła wysyłkę pocztą tradycyjną.
Rozstrzygnięcie WSA
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uchylił zaskarżone postanowienie i podkreślił, że Skarżąca terminowo złożyła odwołanie od decyzji burmistrza, co uczyniła w formie e-maila.
Art. 63 § 1 KPA wskazuje, że forma złożenia podania w postaci elektronicznej jest dopuszczalna, lecz powinno ono:
- być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[2];
- zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
- zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.
WSA wskazał, że brak na podaniu wnoszonym elektroniczne bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA.
W powyższej sprawie organ odwoławczy nie przeprowadził kontroli formalnej pisma i nie wezwał Skarżącej do uzupełnienia wspomnianego braku, co stanowiło naruszenie powyższego przepisu. Ostatecznie Skarżąca uzupełniła brak formalny na własną rękę, w rezultacie czego SKO dysponowało już podpisanym odwołaniem, które powinno zostać rozpoznane. W zaistniałej sytuacji bezcelowe byłoby wezwanie jej do uzupełnienia braku formalnego.
Wnioski
Chcąc wnieść podanie lub wniosek do organu administracyjnego możemy zrobić to za pomocą wiadomości mailowej. Nie będzie ono jednak skuteczne bez bezpiecznego podpisu elektronicznego. W takim przypadku jednak organ nie pozostawi naszego pisma bez rozstrzygnięcia, lecz zobowiązany jest do wezwania nas do usunięcia braku formalnego w trybie art. 64 § 2 KPA.
Składanie pism do urzędów w formie wiadomości e-mail jest na pewno sporym udogodnieniem, szczególnie gdy znajdują się one w znacznej odległości od naszego miejsca zamieszkania bądź pracy. Należy jednak pamiętać o istotnym fakcie, jakim jest spełnienie wszystkich wymagań formalnych, aby nasze pismo nie zostało odrzucone albo nie pozostało bez odpowiedzi ze strony urzędu.
***
[1] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 735), dalej: „KPA”.
[2] Dz.U. z 2021 r. poz. 670.
Autorkami wpisu jest radca prawny Maria Czaińska oraz Patrycja Walaszczyk.
