Dnia 24.9.2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej jako: „Projekt”), który wprowadza nowe zasady doręczania korespondencji przez podmioty publiczne i do podmiotów publicznych. Ustawa ma wejść w życie w październiku 2020 r. Celem Projektu jest skrócenie czasu doręczania korespondencji, a także umożliwienie załatwiania spraw urzędowych na odległość bez konieczności udawania się do placówki operatora pocztowego. Ponadto doręczenie elektroniczne będzie miało taką samą moc jak w przypadku tradycyjnej przesyłki listowej lub doręczenia osobistego.
Powyższy projekt ustawy będzie stanowić wdrożenie do polskiego prawa przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (tzw. Rozporządzenie eIDAS).
Podmioty publiczne będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Natomiast osoby fizyczne i podmioty niepubliczne otrzymają swobodę wyboru formy doręczeń, z jakiej będą korzystać. Jeśli nie zdecydują się na usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, będą korzystać z publicznej usługi hybrydowej. Dla podmiotów publicznych zostaną utworzone elektroniczne skrzynki podawcze, a dla podmiotów niepublicznych elektroniczne skrzynki doręczeń. W obydwu przypadkach do utworzenia skrzynek dojdzie na wniosek zainteresowanego podmiotu. Dostęp do elektronicznej skrzynki doręczeń wymagać będzie uwierzytelnienia uprawnionej osoby fizycznej w sposób określony w art. 20a ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2019 r. poz. 700), z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej zapewniającego co najmniej średni poziom bezpieczeństwa albo uwierzytelnienia systemu teleinformatycznego używanego do obsługi skrzynki doręczeń z wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Adres do doręczeń elektronicznych będzie możliwy do uzyskania nie tylko od wyznaczonego operatora, który umożliwi darmową realizację usługi doręczenia elektronicznego, ale również za opłatą od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
Baza adresów elektronicznych
Na potrzeby realizacji doręczenia elektronicznego zostanie stworzony nowy rejestr publiczny, tzw. baza adresów elektronicznych. Zgodnie z Projektem wpis do bazy adresów elektronicznych adresu elektronicznej skrzynki doręczeń albo elektronicznej skrzynki podawczej będzie następował z urzędu po jej aktywacji polegającej na potwierdzeniu, że podmiot, dla którego skrzynka została utworzona, ma możliwość wysyłania i odbierania korespondencji za pomocą tej skrzynki. Jedynie podmioty publiczne będą mogły wyszukiwać adresy skrzynki dowolnego podmiotu, który został wcześniej wpisany do bazy. Natomiast podmioty niepubliczne i pozostali użytkownicy będą mieli swobodny dostęp tylko do adresów podmiotów publicznych.
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Dotychczasową formę doręczenia przy pomocy przesyłki listowej zastąpi rejestrowane doręczenie elektroniczne. W ramach tej usługi operator zapewni między innymi:
- identyfikację nadawcy oraz adresata;
- zabezpieczenie wysłania i otrzymania danych zaawansowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy usługi w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych;
- udostępnienie adresatowi oraz nadawcy informacji o zmianie danych.
Co więcej, elektroniczna skrzynka podawcza wystawi nadawcy dowód otrzymania dokumentu elektronicznego automatycznie, a elektroniczna skrzynka doręczeń wystawi dowód otrzymania dokumentu elektronicznego po jego odebraniu. Przez odebranie dokumentu rozumiane będzie każde działanie uwierzytelnionego użytkownika elektronicznej skrzynki doręczeń, które umożliwia zapoznanie się tej osoby z treścią tego dokumentu oraz przekazanie tego dokumentu poza elektroniczną skrzynkę doręczeń w wyniku działania zdefiniowanego przez uwierzytelnionego użytkownika elektronicznej skrzynki doręczeń.
Publiczna usługa hybrydowa
Podmioty, które nie zdecydują się na korzystanie z doręczenia elektronicznego, będą korzystać z tzw. publicznej usługi hybrydowej, która umożliwi im odbieranie listów w tradycyjnej formie papierowej. Po otrzymaniu przez operatora wyznaczonego dokumentu elektronicznego zostanie on przekształcony w przesyłkę listową w celu doręczenia go do adresata. Natomiast przesyłka listowa, którą nadawca będzie chciał doręczyć podmiotowi publicznemu, przekształcana będzie w dokument elektroniczny również przez operatora wyznaczonego. Przekształcenie nie nastąpi jednak we wszystkich przypadkach. Przede wszystkim, jeśli będzie to niemożliwe ze względu na objętość przesyłki listowej, jej unikatowość albo zawartość szczegółów, których przekształcenie uniemożliwi zapoznanie się w pełni z jej treścią – wówczas nie dojdzie do przekształcenia przesyłki listowej.
Do 2025 r. wszystkie usługi doręczenia elektronicznego będą świadczone przez Pocztę Polską, która została wyznaczona na operatora przejściowego.
Z aktualnym postępem prac nad nową regulacją mogą zapoznać się Państwo pod tym linkiem.
Autorami niniejszego artykułu są Anna Wiaksa oraz Agata Wójcik.
