System e-Doręczeń a wnoszenie pism procesowych na adres do doręczeń elektronicznych sądu
W niedawnym wpisie przedstawiliśmy podstawowe informacje na temat systemu doręczeń elektronicznych, który rozpoczął funkcjonowanie w Polsce z dniem 1 stycznia 2025 r. Tego samego dnia weszła w życie również niewątpliwie warta uwagi zmiana w przepisach o sposobie wnoszenia pism procesowych w postępowaniu cywilnym. Zmiana ta polega na dodaniu w art. 125 Kodeksu postępowania cywilnego („KPC”)[1] – unormowaniu regulującym problematykę pism procesowych i ich wnoszenia – §5 o następującej treści: Jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, pisma procesowe można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 2320).
Dotychczasowy stan prawny
Zasadniczym sposobem wniesienia pisma procesowego do sądu jest złożenie go w tradycyjnej (materialnej) formie pisemnej. Związane jest to z ogólnie przyjętym rozumieniem pisma procesowego: „przez pismo procesowe (czynność procesową strony w formie pisemnej) należy uznać zatem jej wypowiedź tekstową, spełniającą (jeśli chodzi o sposób prezentacji treści) wymagania określone w art. 126 KPC (względnie wymagania określone w przepisach szczególnych)”[2]. W tym kontekście kluczowym pozostaje przewidziany w art. 126 § 1 pkt 6 KPC wymóg zawarcia w piśmie procesowym podpisu strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Należy bowiem mieć na uwadze, że „podpis oznacza podpis złożony w zasadzie własnoręcznie. Podpis własnoręczny – jak się przyjmuje w doktrynie – jest nosicielem powtarzających się indywidualnych cech, utrudniających podrobienie podpisu, ale jednocześnie pozwalających na odróżnienie go od innych”[3]. Wyklucza to zatem wnoszenie pism w pewnych formach, które nie zostały wymienione wprost w przepisach KPC i nie można ich przez to uznać za formy autoryzowane.
W art. 125 KPC przewidziane zostały wprost inne szczególne sposoby wnoszenia pism procesowych: na urzędowym formularzu (art. 125 § 2 KPC) i za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 125 § 2¹-2⁴ KPC). Ta ostatnia możliwość była jedynym dopuszczalnym sposobem wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną. Jest ona jednak istotnie ograniczona – funkcjonuje wyłącznie w odniesieniu do nielicznych postępowań, nie mając przede wszystkim zastosowania w postępowaniu procesowym zwykłym. Przykładem postępowania, w którym pisma procesowe wnosi się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest elektroniczne postępowanie upominawcze, o czym stanowi art. 505³¹ KPC. Jednocześnie nie było dopuszczalne wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną w innych przypadkach niż gdy istnieje możliwość wniesienia pisma za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego, a więc np. za pomocą wiadomości mailowej kierowanej na adres e-mail sądu.
Problematyka ta została podjęta w orzecznictwie Sądu Najwyższego, który w postanowieniu w sprawie o sygn. akt III CZ 427/22[4], dokonując analizy regulacji opisanych powyżej, przedstawił stanowisko co do wnoszenia pisma procesowego przez przesłanie maila czy też za pośrednictwem platformy e-PUAP. Sąd Najwyższy orzekł, że zasadniczo skuteczne wniesienie pisma procesowego do sądu musi nastąpić w tradycyjnej (materialnej) formie pisemnej oraz powinno zawierać możliwy do odczytania bez użycia urządzeń tekst – dopiero w tej sytuacji następuje wszczęcie postępowania i jedynie w takim przypadku można podjąć działania zmierzające do usunięcia ewentualnych braków formalnych pisma. Natomiast pismo procesowe złożone w postaci elektronicznej (która nie została ujęta wprost w przepisach szczególnych) nie wywołuje skutków prawnych, które ustawa wiąże ze złożeniem pisma procesowego, przy czym nie chodzi o brak formalny pisma, lecz o jego pierwotny, nieusuwalny brak skuteczności spowodowany użyciem nieautoryzowanej techniki.
Sąd Najwyższy uznał przy tym, że przepisy postępowania cywilnego normujące formę i sposób wnoszenia pism mają charakter bezwzględnie obowiązujący, nie przewidują wnoszenia pism drogą elektroniczną jako zasady, ale określają dokładnie reguły wnoszenia pism tą drogą. Wobec tego nie można stosować w tym zakresie wykładni rozszerzającej, albowiem mogłoby to prowadzić do negatywnych skutków. Sąd Najwyższy, odnosząc się do dopuszczenia pism procesowych nadsyłanych elektronicznie, zwrócił uwagę na kwestię uzależnienia dokonania czynności procesowej od dyskrecjonalnej i niepodlegającej kontroli procesowej decyzji pracownika sądu, a także możliwość doprowadzenia do nierówności stron wobec prawa. Pisma te zdaniem Sądu Najwyższego musiałyby być bowiem przez pracowników sądów drukowane.
Konkludując swój pogląd prawny, Sąd Najwyższy wskazał, że: „dopóki zatem ustawodawca nie otworzy szerszej, uwzględniającej rozwój technologii, drogi wnoszenia pism procesowych, przesłanie pisma do sądu mailem czy też za pośrednictwem platformy e-PUAP nie wywołuje skutków procesowych i nie wymaga podjęcia przez sąd czynności o charakterze faktycznym (wydrukowanie załącznika do maila) i procesowym (np. wezwania do podpisania wydruku, a szerzej – usunięcia jego braków formalnych jako pisma procesowego, którym nie jest). Strona powinna natomiast zostać poinformowana o bezskuteczności tej czynności (wniesienia „pisma” drogą mailową lub za pośrednictwem platformy e-PUAP) w trybie pozaprocesowym”.
Nowa droga wnoszenia pism procesowych po wejściu w życie nowelizacji?
Nawiązując zatem do fragmentu uzasadnienia wyżej przedstawionego postanowienia Sądu Najwyższego, można powiedzieć, że ustawodawca podjął działania w celu otwarcia „szerszej, uwzględniającej rozwój technologii, drogi wnoszenia pism procesowych”. Zgodnie z art. 125 § 5 KPC możliwe będzie wnoszenie pism na adres do doręczeń elektronicznych sądu, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych („Ustawa o doręczeniach elektronicznych”)[5]. Takie sformułowanie, zawierające odesłanie do innej ustawy brzmi dość enigmatycznie, tym bardziej, że przepis, do którego odsyła art. 125 § 5 KPC zawiera kolejne odesłanie.
W myśl art. 2 pkt 1 Ustawy o doręczeniach elektronicznych adres do doręczeń elektronicznych to adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną („Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną”)[6], podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług. Adresem elektronicznym, o którym mowa w art. 2 pkt 1 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną jest oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Jak się zatem wydaje – definicja zawarta w KPC wraz z jej uzupełnieniami zawartymi w dwóch odrębnych ustawach nie jest łatwa do zdekodowania analizowanego pojęcia, jednak adresem do doręczeń, który określa art. 125 § 5 KPC będzie po prostu wskazany na stronie internetowej sądu adres skrzynki do e-Doręczeń tegoż sądu[7].
W związku z powyższym nasuwa się pytanie: czy wobec wejścia w życie art. 125 § 5 KPC (jak również systemu doręczeń elektronicznych) z dniem 1 stycznia 2025 r., już w chwili obecnej możliwe jest wnoszenie pism procesowych na adres do doręczeń elektronicznych sądu? Aby znaleźć odpowiedź na to pytanie, należy przyjrzeć się bliżej treści dodanego unormowania KPC, które już na pierwszy rzut oka wygląda nietypowo. Kluczowy jest tu zwrot „jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają”, który dość wyraźnie sugeruje, że realne funkcjonowanie przepisu uzależnione jest od wprowadzenia pewnych mechanizmów po stronie sądów.
W tym kontekście należy z pewnością zwrócić uwagę na Ustawę o doręczeniach elektronicznych, a konkretniej jej art. 155 ust. 7. Zgodnie z tą regulacją sądy są zobowiązane stosować przepisy tej ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej dopiero od dnia 1 października 2029 r. Co więcej, na podstawie art. 155 ust. 8 Ustawy o doręczeniach elektronicznych, Minister Sprawiedliwości został upoważniony do wydania rozporządzenia określającego m.in. terminy, od których w postępowaniach w sprawach z poszczególnych zakresów albo w poszczególnych sądach pismo procesowe będzie można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, przy uwzględnieniu warunków technicznych i organizacyjnych oraz konieczności zapewnienia sprawnego toku postępowania. Do chwili obecnej rozporządzenie to nie zostało wydane. Mając zatem na uwadze te kwestie, przyjąć należy, że aktualnie warunki techniczne i organizacyjne sądów nie pozwalają na wnoszenie pism procesowych na adres do doręczeń elektronicznych sądu – takie stanowisko potwierdza zresztą praktyka funkcjonowania polskich sądów powszechnych[8]. Pomimo tego, treść nowych regulacji klarownie ukazuje kierunek nieodległych zmian w procedurze cywilnej, które pozostają w szerszym nurcie postępującej informatyzacji podmiotów publicznych.
______
[1] Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.).
[2] K. Górski, komentarz do art. 125 [w:] Postępowanie przed sądem pierwszej instancji w procesie cywilnym. Czynności i przebieg postępowania. System Postępowania Cywilnego. Tom 3B, red. K. Flaga-Gieruszyńska, P. Osowy, Warszawa 2024, Legalis.
[3] T. Żyznowski, komentarz do art. 126 [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Artykuły 1–366, red. T. Wiśniewski, Warszawa 2021, LEX.
[4] Postanowienie SN z dnia 29 marca 2023 r., III CZ 427/22, OSNC 2023, nr 9, poz. 93.
[5] Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.).
[6] Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1513 ze zm.).
[7] Por. J. Parafianowicz, komentarz do art. 125 [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Art. 1–505(39). Tom I, red. O. M. Piaskowska, Warszawa 2024, LEX.
[8] Zob. np. komunikat Sądu Apelacyjnego w Białymstoku „Wnoszenie pism procesowych na adres poczty elektronicznej lub elektronicznej skrzynki podawczej Sądu Apelacyjnego w Białymstoku”, https://bialystok.sa.gov.pl/sa-aktualnosci/2210-wnoszenie-pism-procesowych-na-adres-poczty-elektronicznej-lub-elektronicznej-skrzynki-podawczej-sadu-apelacyjnego-w-bialymstoku
