Dnia 14.02.2019 r. Ministerstwo Cyfryzacji przekazało do konsultacji publicznych i opiniowania projekt ustawy o elektronizacji doręczeń oraz o zmianie niektórych ustaw (dalej jako „Projekt”). Projektowana ustawa określa zasady funkcjonowania tzw. „e-doręczeń”. Czy to oznacza, że doręczenia przesyłek urzędowych będą dokonywane tylko w formie elektronicznej?
Główne założenia projektu
Głównym założeniem Projektu jest ustalenie, że domyślnym sposobem wysyłania korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi oraz pomiędzy podmiotem publicznym a podmiotem niepublicznym ma być publiczna usługa doręczenia rejestrowanego (art. 2 pkt 12 oraz art. 21 Projektu). Usługa ta ma polegać na przesyłaniu korespondencji drogą elektroniczną, przy jednoczesnym generowaniu pewnych potwierdzeń wysłania oraz otrzymania korespondencji, co nada potwierdzeniom moc dowodową równą z tymi wykorzystywanymi dziś przy przesyłkach listowych (art. 10 Projektu)
Projekt wprowadzi również publiczną usługę hybrydową (art. 2 pkt 12, art. 15 Projektu), w ramach której dochodzi do: (i) przekształcenia dokumentu elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia go do adresata niebędącego podmiotem publicznym lub (ii) przekształcenia przesyłki listowej w dokument elektroniczny w celu doręczenia go do adresata będącego podmiotem publicznym. Usługa hybrydowa ma być stosowana przez podmioty publiczne w razie niemożliwości zastosowania publicznej usługi doręczenia rejestrowanego. Zgodnie z uzasadnieniem Projektu, publiczna usługa hybrydowa ma na celu umożliwianie podmiotom publicznym korzystanie z doręczenia elektronicznego również w kontaktach z „osobami wykluczonymi cyfrowo lub osobami, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe”.
Projekt zakłada jednak wyjątek od stosowania dwóch powyższych sposobów doręczeń i stosowanie tradycyjnego doręczenia za pomocą przesyłki listowej, w sytuacji, gdy ze względu na właściwość korespondencji nie może być ona doręczona w sposób wskazany powyżej (art. 21 ust. 3 Projektu).
Nowy rynek usług
Projekt przewiduje powstanie nowego systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez operatora wyznaczonego (do 2025 r. ma nim być Poczta Polska S.A. – art. 87 Projektu), który umożliwi zakładanie podmiotom publicznym elektronicznych skrzynek podawczych, a podmiotom niepublicznym elektronicznych skrzynek doręczeń (art. 7 Projektu). Z założenia każdy z podmiotów może mieć tylko jedną skrzynkę, tak aby identyfikacja adresu skrzynki danego podmiotu nie budziła wątpliwości.
Jednakże, oprócz skrzynek doręczeń prowadzonych przez operatora wyznaczonego, podmiot niepubliczny może zakładać nawet kilka skrzynek prowadzonych przez kwalifikowanego dostawcę – kwalifikowanych skrzynek doręczeń (art. 25 Projektu). Celem takiego rozwiązania ma być utworzenie nowego, konkurencyjnego rynku na tego typu usługi.
Baza adresów elektronicznych
Stosownie do art. 26 i nast. Projektu, w systemie teleinformatycznym prowadzona będzie baza adresów elektronicznych. Baza ta będzie składała się z adresów elektronicznych skrzynek podawczych podmiotów publicznych oraz z adresów elektronicznych skrzynek doręczeń podmiotów niepublicznych. Pierwsza część bazy, a więc adresy skrzynek podawczych, ma być ogólnodostępna, z kolei druga część, składająca się z adresów skrzynek doręczeń, ma być dostępna jedynie dla podmiotów publicznych. Obecność danej osoby w bazie będzie wiązała się z automatycznym wyrażeniem zgody na odbieranie korespondencji drogą elektroniczną, co oznacza, że to na adres skrzynek doręczeń będzie wysyłana korespondencja od wszystkich podmiotów publicznych, bez wnioskowania o wybór doręczeń elektronicznych. Projekt przewiduje również domniemanie, że dane wpisane do bazy są prawdziwe. Do Bazy adresów elektronicznych będą mogły być też wpisane adresy kwalifikowanych skrzynek doręczeń, jednak nie jest to obligatoryjne i zależy od woli użytkownika skrzynki.
Obowiązek posiadania skrzynki podawczej/skrzynki doręczeń
W art. 22 Projektu zaproponowany został obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki podawczej przez podmiot publiczny. Jeśli dany podmiot posiada już elektroniczną skrzynkę podawczą, to zostanie ona przekształcona i dostosowana do działania w nowym systemie teleinformatycznym.
Projekt nie zakłada (z pewnymi wyjątkami, o czym niżej) obowiązku posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń dla podmiotów niepublicznych. Podmioty niepubliczne, w tym osoby fizyczne, mogą złożyć do ministra właściwego do spraw informatyzacji wniosek o utworzenie elektronicznej skrzynki doręczeń, założyć kwalifikowaną skrzynkę doręczeń lub też nie posiadać takiej skrzynki w ogóle.
Co istotne, Projekt wprowadza obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń (a więc tej, której adres znajdzie się automatycznie w bazie adresów elektronicznych) przez podmioty wpisane do KRS oraz przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wpisane do CEiDG. Zgodnie z art. 23 ust 8 Projektu, utworzenie elektronicznej skrzynki doręczeń dla wskazanych wyżej podmiotów następuje automatycznie. Obowiązek posiadania skrzynek doręczeń przez powyższe podmioty został również wskazany w art. 50 i art. 84 Projektu, które zmieniają odpowiednio ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym i ustawę o Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorców.
Obowiązek posiadania skrzynek doręczeń zgodnie z Projektem, ma również zostać nałożony m.in. na adwokatów, radców prawnych czy doradców podatkowych, co wynika z proponowanych zmian w ustawach: Prawo o adwokaturze, ustawie o radcach prawnych i ustawie o doradztwie podatkowym (odpowiednio art. 39, 40 i 44 Projektu).
Skutek e-doręczenia
Konsekwencją propozycji wprowadzenia opisanych wyżej zmian, są propozycje wprowadzenia zmian również w przepisach proceduralnych, m.in. w Kodeksie postępowania cywilnego (art. 38 Projektu), Kodeksie postepowania administracyjnego (art. 36 Projektu) czy Kodeksie postepowania karnego (art. 49 Projektu). Na mocy projektowanych przepisów, do wskazanych ustaw wprowadza się dokonywanie doręczeń za pomocą publicznej usługi doręczenia rejestrowanego i publicznej usługi hybrydowej a także zrównuje się skutek takiego doręczenia z tradycyjnym doręczeniem za pomocą przesyłki listowej. Projekt wprowadza również tzw. fikcję doręczenia – po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym pismo uznaje się za skutecznie doręczone, niezależnie od tego czy adresat faktycznie to pismo odczytał.
Zdaniem Autora…
Przedstawiony Projekt jest ciekawym i postępowym rozwiązaniem. Osobną kwestią pozostaje jednak to, jak będzie przygotowany system teleinformatyczny do obsługi e-doręczeń oraz czy podmioty publiczne zostaną odpowiednio przygotowane do planowanych zmian. Czy każdy przedsiębiorca, na którego zostanie nałożony obowiązek korzystania z e-doręczeń, będzie w stanie obsługiwać elektroniczną skrzynkę doręczeń? Czy ewentualne błędy systemu będą rozpatrywane na korzyść podmiotu niepublicznego? Projekt ustawy jest obecnie na etapie konsultacji, co oznacza, że niewykluczone są jego zmiany. Planowany termin wejścia ustawy w życie to październik 2020 r. Z pewnością jednak jest to temat, który warto monitorować.
