Nowelizacja Kodeksu pracy – praca zdalna

Kodeks pracy czekają spore zmiany. Dotyczą one m.in. wprowadzenia na stałe możliwości wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Do tej pory kwestia ta była uregulowana jedynie w specustawie covidowej. Nowelizacja przewiduje całkowitą pracę zdalną, częściową (hybrydową) i okazjonalną. Zmiany wejdą w życie prawdopodobnie w marcu 2023 r.

Praca zdalna na nowych zasadach

Pracodawca i pracownik mogą wprowadzić pracę zdalną do stosunku pracy przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia (może to być inicjatywa każdej ze stron). Natomiast jeżeli w trakcie zatrudnienia pracownik nie zgodzi się na zaoferowaną mu pracę zdalną, to pracodawca nie może wypowiedzieć mu z tego powodu umowy o pracę. Zmiana formy pracy z „klasycznej” na zdalną będzie mogła zostać dokona w postaci papierowej lub elektronicznej. Jest to zatem wyjątek od regulacji zawartej w art. 29 § 4 Kodeksu pracy („KP”).

Warto podkreślić, że w przypadku podjęcia pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia, co do zasady, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy w zakładzie pracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo. Przykładowo 2 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 3 dni w tygodniu np. w miejscu zamieszkania pracownika (tryb hybrydowy). Miejsce wykonywania pracy wskaże pracownik, ale każdorazowo musi być ono zaakceptowane przez pracodawcę. Można również ustalić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych lokalizacjach, o których pracownik będzie informował pracodawcę. Ten aspekt pracy zdalnej będzie wymagał uprzedniego uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określone w:

• porozumieniu pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi),
• regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z ww. podmiotami oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa (jednak po konsultacji z przedstawicielami pracowników),
• jeżeli nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin – wówczas zasady pracy zdalnej będzie określać porozumienie z pracownikiem (ew. treść polecenia pracodawcy, o ile zachodzą przesłanki do jego wydania).

Praca zdalna jest wykonywana m.in. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Co istotne, pracodawca ma prawo kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu jej wykonywania.

Czy pracodawca musi zgodzić się na pracę zdalną?

Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej – co do zasady – nie będzie wiążący dla pracodawcy. Wyjątkiem są wnioski złożone przez pracownice w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym (posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności) oraz pracowników wymienionych w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 KP. Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku tych pracowników wyłącznie wtedy, gdy praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną?

Pracodawca będzie odpowiedzialny za dostarczenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do jej wykonywania (w tym za zapewnienie ich serwisu oraz konserwacji). Pracodawca będzie musiał też pokryć m.in. koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy zdalnej (ew. inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli taki obowiązek został wcześniej uzgodniony).

Oczywiście pracownik będzie mógł używać prywatnych materiałów i narzędzi pracy (np. własnego laptopa). Aby jednak było to możliwe: (i) obie strony stosunku pracy muszą zawrzeć stosowne porozumienie w tym przedmiocie, a (ii) prywatne materiały i narzędzia pracy muszą zapewniać bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w ww. porozumieniu. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu (lub pokrycia kosztów pracy zdalnej takich jak np. energia elektryczna) będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiadać będzie przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Co istotne, obowiązkiem pracodawcy w zakresie BHP jest sporządzenie oceny ryzyka zawodowego. W rezultacie pracodawca, samodzielnie lub z pomocą specjalistów, musi zidentyfikować zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników, występujące lub mogące wystąpić w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jakie oświadczenia powinien złożyć pracownik?

Aby świadczenie pracy zdalnej było możliwe, pracodawca musi w pierwszej kolejności uzyskać od pracownika następujące oświadczenia (w postaci papierowej lub elektronicznej):

• oświadczenie, że pracownik posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej;
• oświadczenie zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy;
• oświadczenie o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej wraz ze zobowiązaniem się do ich przestrzegania;
• oświadczenie o zapoznaniu się z określonymi przez pracodawcę procedurami ochrony danych osobowych wraz ze zobowiązaniem się do ich przestrzegania,

Jeżeli przy zawieraniu umowy o pracę, pracodawca zdecyduje o przeprowadzeniu w formie zdalnej szkolenia wstępnego BHP osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe – pracownik również musi potwierdzić fakt odbycia takiego szkolenia.

Home office na polecenie pracodawcy

Nowelizacja KP przewiduje również rozwiązania, które pozwalają pracodawcy w szczególnych sytuacjach (losowych i od niego niezależnych) na określony czas skierować pracownika na home office, np. w okresie obowiązywania klęski żywiołowej. Takie polecenie pracodawca będzie mógł cofnąć w każdym czasie.

Nie można jednak zapominać, że również w tym przypadku pracownik będzie musiał złożyć uprzednio oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Tym samym jeżeli pracodawca nie uzyska takiego oświadczenia, nie będzie mógł wydać polecenia pracy zdalnej.

Home office na żądanie pracownika

Nowelizacja KP wprowadza również instytucję tzw. pracy zdalnej okazjonalnej. Jest to rozwiązanie, które umożliwi pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej na żądanie (zgłoszone w postaci papierowej lub elektronicznej). Pracownik będzie mógł wziąć home office w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Jednakże nowelizacja KP nie daje jasnej odpowiedzi, kiedy pracownik może złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Należy przyjąć, że będzie mógł go złożyć w dowolnym momencie (analogicznie jak w przypadku urlopu na żądanie).

Nie wiadomo również, czy wniosek o udzielenie zgody na home office ma charakter wiążący czy też nie. Wydaje się jednak, że pracodawca nie musi zaakceptować takiego wniosku. Przykładowo mógłby odmówić, jeżeli organizacja pracy lub rodzaj pracy nie pozwalały na jej wykonywanie w trybie zdalnym. Przyczyną odmowy mogłaby być również okoliczność, że zadania wyznaczone dla pracownika na dany dzień wymagałyby jego obecności w zakładzie pracy. W tym wariancie pracownik również powinien uzgodnić z pracodawcą miejsce wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej. Nie będzie miał jednak prawa do ekwiwalentu pieniężnego.

Wykonywanie pracy w powyższy sposób ma charakter incydentalny, uzasadniony interesem (potrzebą pracownika). Z tego względu wyłączone jest zastosowanie szeregu przepisów dotyczących obowiązków pracodawcy przy pracy zdalnej w pełnym wymiarze, np. ustalania zasad wykonywania takiej pracy w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie czy też obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy.

***

Autorką wpisu jest radca prawny Kornelia Łuczejko, Senior Associate w Kancelarii RKKW.