Obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS w formie elektronicznej

Dotychczas corocznie przedstawiciele setek tysięcy podmiotów zarejestrowanych w KRS musieli dostarczyć do sądu rejestrowego – zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości z (Dz.U. z 2018 r. poz. 395, dalej jako: „UoR”) – sprawozdania finansowe w formie papierowej. Od 15.03.2018 r. obowiązek składania sprawozdań finansowych uległ zmianie i odbywa się już wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego. Ta zmiana wiąże się bezpośrednio z nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 700 ze zm., dalej jako „KrRejSU”) i niektórych innych ustaw, a w szczególności wspomnianej już UoR.

Podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP pod dokumentami finansowymi

Obowiązek składania dokumentów określonych w art. 69 UoR (sprawozdania finansowe, odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie, oraz w przypadku niektórych podmiotów – sprawozdanie z działalności) poprzez system teleinformatyczny został określony w dodanym art. 19e KrRejSU. Dokumenty te, zgodnie ust. 2 wspomnianego artykułu, muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dokumenty podpisuje osoba, której numer PESEL jest  ujawniony w rejestrze jako uprawnionej do reprezentowania podmiotu. Do dokumentów należy również dołączyć oświadczenie o spełnianiu przez nie wymogów określonych w UoR. Podkreślić należy, iż zgodnie z powyższymi zmianami zgłoszenie dokumentów finansowych może być podpisane wyłącznie przez osoby uprawnione do ich reprezentacji, a więc wyłączona zostaje możliwość zgłoszenia takich dokumentów np. przez pełnomocników czy pracowników spółki. Z literalnej wykładni przepisu wynika ponadto, iż osoby nieposiadające numeru PESEL (cudzoziemcy) również nie będą uprawnione do podpisania zgłoszenia.

Automatyczna weryfikacja złożonych dokumentów i brak kontroli uprzedniej

W myśl art. 19e ust. 7 KrRejSU zgłoszenie wraz z załączonymi dokumentami będzie podlegało automatycznej weryfikacji przez system teleinformatyczny pod względem prawidłowej reprezentacji osoby podpisującej dokumenty oraz spełnienia obowiązku dołączenia oświadczenia o zgodności dokumentów z UoR. Zmiana ta powoduje, że sąd rejestrowy nie będzie weryfikował poprawności złożonych dokumentów w momencie ich złożenia, a sama wzmianka o złożeniu dokumentów finansowych będzie miała charakter ewidencyjny. Warto wspomnieć, iż po zamieszczeniu dokumentów w repozytorium, będą one automatycznie przesyłane za pomocą systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Wprowadzenie repozytorium dokumentów finansowych

Ustawodawca w art. 9a ust. 1 KrRejSU wskazał, że dla każdego podmiotu zobowiązanego do składania do sądu rejestrowego dokumentów finansowych będzie prowadzone w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych. Z powyższego wynika, iż takie dokumenty finansowe nie będą już częścią akt rejestrowych, a będą one się znajdowały w odpowiednim repozytorium. W myśl art. 9a ust. 3 KrRejSU, każdy będzie miał prawo do przeglądania repozytorium dokumentów finansowych, a dokumenty w nim zawarte będą udostępniane bezpłatnie poprzez ogólnodostępne sieci informatyczne.

Dokumenty finansowe od 15.03.2018 r. można składać już wyłącznie do repozytorium dokumentów finansowych, czyli za pomocą systemu teleinformatycznego. Zgodnie jednak art. 38 ust. 2 Ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw z dnia z dnia 26 stycznia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 398) – nowelizującej KrRejSU, w okresie przejściowym, tj. do 30 września br. składanie dokumentów finansowych do repozytorium wygląda następująco: podmiot sporządza sprawozdanie finansowe w tradycyjnej formie (papierowej ze zwykłym podpisem). Następnie po podpisaniu sprawozdania należy je zeskanować i utworzyć jego elektroniczną kopię (skan) i podpisać tę elektroniczną kopię zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej (kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem ePUAP). Końcowym etapem jest zgłoszenie takiego sprawozdania finansowego do repozytorium dokumentów finansowych.