Ochrona sygnalistów – nowy projekt ustawy

Rządowe Centrum Legislacji opublikowało kolejny projekt[1] ustawy dotyczącej regulacji prawnych związanych ze zgłaszaniem naruszeń, w tym dotyczących ochrony zgłaszających oraz trybu zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych przez podmioty prawne oraz organy publiczne.

Kogo chronią przepisy ustawy o sygnalistach?

• osoby świadczące pracę w ramach stosunku pracy, jak też inne osoby, które powzięły wiadomość o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od podstawy prawnej i formy świadczenia pracy (np. akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej, stażysta, praktykant), jak również niezależnie od tego, czy dany stosunek prawny ma zostać dopiero nawiązany, istnieje czy już ustał;
• osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby trzecie powiązane ze zgłaszającym oraz podmioty powiązane ze zgłaszającym, w szczególności stanowiące własność lub zatrudniające zgłaszającego.

Trzy tryby zgłoszeń naruszeń

Ustawa ureguluje trzy tryby możliwego postępowania (zgłoszenia lub ujawnienia) w reakcji na powziętą informację o naruszeniu prawa, tj:

• skierowanie zgłoszenia do podmiotu prawnego;
• skierowanie zgłoszenia do organu publicznego, także do Rzecznika Praw Obywatelskich
• ujawnienie publiczne.

Na kim spoczywa obowiązek wprowadzenia procedur zgłaszania naruszeń?

Obowiązek ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych stosuje się do podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym:

• w przypadku sektora prywatnego obowiązek dotyczy podmiotów prawnych, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników;
• spośród podmiotów w sektorze publicznym, zwolnione są z tego obowiązku gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników lub inne podmioty w sektorze publicznym, w tym podmioty będące własnością lub znajdujące się pod kontrolą podmiotów publicznych, zatrudniające mniej niż 50 pracowników;
• próg, zatrudnienia co najmniej 50 pracowników, nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Obowiązek ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych stosuje się do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych.

Skierowanie zgłoszenia do podmiotu prawnego – Procedura wewnętrzna

Procedura wewnętrzna ustalana jest po konsultacji z:

• zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w podmiocie, albo
• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, jeżeli w tym podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje trwają nie krócej niż 7 dni i nie dłużej niż 14 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury wewnętrznej. Procedura wewnętrzna wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia jej ogłoszenia. Osobie ubiegającej się o zatrudnienie, podmiot prawny przekazuje informację o procedurze wewnętrznej wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Procedura wewnętrzna określa, m.in.:

• osoby lub podmioty mogące zajmować się przyjmowaniem zgłoszeń oraz podejmowaniem działań następczych i prowadzeniem dalszej komunikacji ze zgłaszającym;
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
• sposoby przekazywania zgłoszeń: ustnie dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej (dokumentowane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej) oraz na spotkaniu (dokumentowane poprzez nagranie rozmowy lub sporządzenie protokołu spotkania), w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Podmiot prawny:

• prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
• jest administratorem zgromadzonych w tym rejestrze danych.

Podmiot prawny może upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 12 miesięcy od dnia zakończenia działań następczych.

Skierowanie zgłoszenia do organu publicznego, także do rzecznika praw obywatelskich – Procedura zewnętrzna

Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez ten organ.

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne stanowi podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Zgłaszający dokonujący takiego ujawnienia, poza dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym bądź zewnętrznym, podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:

• naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
• dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub
• w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

Przepisy karne

Odpowiedzialność karną ponosi osoba, która:

• utrudnia lub usiłuje utrudnić dokonanie zgłoszenia, albo stosuje przemoc, groźbę lub podstęp, w celu utrudnienia dokonania zgłoszenia;
• podejmuje działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, lub osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia;
• narusza obowiązek zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia, lub osób, o których pomagających w dokonaniu zgłoszenia;
• świadomie dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji lub pomogła w dokonaniu zgłoszenia nieprawdziwych informacji;
• w ramach podmiotu prawnego nie ustanowiła procedury wewnętrznej albo ustanowiona procedura wewnętrzna z naruszeniem przepisów Ustawy.

Terminy od kiedy obowiązują przepis ustawy

Ustawa wchodzi w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Realizacja obowiązku ustalenia procedury:

• wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 250 osób;
• wewnętrznej przez podmioty prywatne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska;
• wewnętrznej przez podmioty publiczne;
• przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych albo procedury zewnętrznej przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny,

następuje w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy.

W przypadku podmiotów prawnych w sektorze prywatnym zatrudniających od 50 do 249 pracowników, realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej, następuje w terminie do dnia 17 grudnia 2023 r.

***

Autorem wpisu jest adwokat Hubert Pogorzelski, Senior Associate w Kancelarii RKKW.

[1]https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-ochronie-osob-zglaszajacych-naruszenia-prawa2