Pandemia wirusa SARS-CoV-2 ma wpływ nie tylko na kwestie dotyczące realizacji obecnych i przyszłych kontraktów handlowych, ale również stanowi wyzwanie dla pracodawców i pracowników. Jakie prawa i obowiązki w tym okresie przysługują pracownikowi? Jakie działania może podjąć pracodawca w celu zapewnienia ciągłości pracy przedsiębiorstwa? Czy panująca pandemia wyłącza stosowanie przez pracodawców przepisów RODO? Poniżej przedstawimy najważniejsze informacje niezbędne dla pracodawców oraz pracowników w okresie ekspansji pandemii.
Praca zdalna (z ang. home office)
Praca zdalna, czyli z angielskiego „home office” jest coraz częściej wykorzystywanym sposobem świadczenia pracy. Dotychczas pracę zdalną regulowano jedynie jako świadczenie pracy w trybie telepracy, która zakładała, że praca jest wykonywana w ten sposób stale, a jej wykonywanie wymaga zgody zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Dopiero wejście w życie ustawy z dnia 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Ustawa”) uzupełniło tymczasowo tę lukę w prawie. Zgodnie bowiem z art. 3 Ustawy: W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Powyższe, w zestawieniu z wynikającym z Kodeksu pracy obowiązkiem wykonywania poleceń służbowych powoduje, że pracodawcy mogą wydać pracownikowi polecenie pracy w trybie zdalnym, pamiętając przy tym o wyraźnym wskazaniu okresu świadczenia pracy w ten sposób. Decyzja w tym zakresie leży wyłącznie po stronie pracodawcy. Ustawa bowiem nie przyznaje uprawnienia pracownikom do jednostronnego podjęcia decyzji o pracy zdalnej. Ustawodawca nie przewidział w jakiej formie powinno się dokonać polecenia pracy zdalnej, wobec czego może być to forma ustna lub przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. Warto pamiętać o uregulowaniu zasad wykonywania pracy w tym trybie, np. w regulaminie wykonywania pracy zdalnej.
Podróże prywatne oraz służbowe pracowników
Zapewnienie odpowiednich i bezpiecznych warunków pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. W związku z tym, zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu Pracy, pracownik ma prawo powstrzymać się od świadczenia pracy, gdy jej warunki nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa jak również higieny pracy i stwarzają dla pracownika lub innych osób zagrożenie zdrowia lub życia. Pracownik może odmówić udania się w podróż służbową do miejsca w którym występuje zagrożenie koronawirusem, powołując się na zalecenia np. Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub Głównego Inspektora Sanitarnego.
W przypadku podróży prywatnych pracownika, pracodawca nie ma podstaw do weryfikacji destynacji takiego wyjazdu, chyba że pracownik przekaże pracodawcy taką informację w sposób dobrowolny. Pracodawca nie może więc zabronić pracownikowi wyjazdu w miejsce, w którym występuje zagrożenie koronawirusem lub proponować inny kierunek.
Czy można zobowiązać pracownika do poddania się badaniom lekarskim?
Kodeks pracy przewiduje, że pracownik podlega profilaktycznym badaniom lekarskim przy przyjmowaniu do pracy, a także badaniom okresowym i kontrolnym. Katalog sytuacji, w których pracodawca może skierować pracownika na badania lekarskie nie przewiduje okoliczności powrotu z miejsca, w którym występuje zagrożenie epidemiologiczne. Obecnie obowiązujące przepisy nie uprawniają więc pracodawcy do skierowania pracownika na badania lekarskie w związku z podejrzeniem zarażenia koronawirusem.
Koronawirus a przymusowy urlop
Pracodawca nie ma podstaw prawnych do wysłania pracownika na przymusowy urlop, tylko z tego względu, że np. pracownik powrócił z miejsca, w którym występuje zagrożenie koronawirusem. Należy wskazać, że pracodawca może spróbować zasugerować pracownikowi skorzystanie np. z urlopu wypoczynkowego, jednakże pracownik nie ma obowiązku skorzystać z takiej możliwości. W przypadku natomiast, gdy pracownik może skorzystać z zaległego urlopu wypoczynkowego, to zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyroku z 24.1.2006 r., sygn. I PK 124/05, pracodawca nawet bez zgody pracownika może go wysłać na zaległy urlop wypoczynkowy.
Wydłużony okres zasiłku opiekuńczego
W okresie 12.3.2020 r. – 25.3.2020 r. decyzją Prezesa Rady Ministrów RP zamknięte będą placówki oświatowe, w tym również przedszkola i żłobki. Część rodziców-pracowników pozostanie w domach ze swoimi dziećmi, dlatego Ustawa wydłuża okres przysługiwania zasiłku opiekuńczego. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy z dnia 25.6.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa, rodzicowi, który sprawuje osobistą opiekę nad dzieckiem do lat 8 w przypadku m.in. nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola czy szkoły, przysługuje zasiłek opiekuńczy w wysokości 80% podstawy wymiaru za okres nieprzekraczający 60 dni w roku kalendarzowym. Na podstawie specustawy okres ten został dodatkowo wydłużony o 14 dni. Aby skorzystać z zasiłku należy złożyć płatnikowi składek oświadczenie o nieprzewidzianym zamknięciu żłobka czy przedszkola. W przypadku dodatkowego zasiłku opiekuńczego przewidzianego w Ustawie nie ma konieczności składania wniosku o zasiłek opiekuńczy na druku Z-15A. Ze szczegółowymi informacjami można zapoznać się m.in. na oficjalnych stronach rządowych.
Władze państwowe wskazywały na ewentualną możliwość nowelizacji Ustawy i przyznanie zasiłku opiekuńczego, również w przypadku konieczności opieki nad dzieckiem w wieku powyżej 8 roku życia. Na chwilę obecną takie przepisy nie zostały uchwalone, jednakże zachęcamy do obserwowania ewentualnych działań legislacyjnych w tym zakresie.
Koronawirus a RODO
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z uwagi na panującą pandemię pracodawcy mogą chcieć podejmować działania mające na celu weryfikację informacji o swoich pracownikach. Czy w takim razie pracodawca może np. dokonać pomiaru temperatury ciała pracownika lub żądać od niego wypełnienia deklaracji dot. stanu zdrowia, destynacji ostatnich podróży lub ewentualnych kontaktów z osobami zarażonymi koronawirusem?
Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca nie może żądać od pracownika podania informacji dot. miejsca pobytu podczas urlopu wypoczynkowego, jak również zmusić go do skorzystania z przysługującego urlopu w przypadku powrotu z miejsca, w którym występowały przypadki zarażenia. Należałoby jednak rozważyć w każdym przypadku możliwość skorzystania z dostępnych w RODO podstaw przetwarzania danych osobowych. W przypadku chęci pobrania informacji nt. miejsca pobytu podczas urlopu wypoczynkowego można ewentualnie powoływać się np. na uzasadniony interes administratora danych – pracodawcy (art. 6 ust. 1 pkt f) RODO) lub ochronę żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 pkt d) RODO).
Dane dotyczące stanu zdrowia pracowników lub temperatury ciała będą traktowane jako wrażliwe i ich przetwarzanie co do zasady jest zabronione. Należy jednak pamiętać, że wyjątkiem jest sytuacja, o której mowa w art. 9 ust. 2 pkt a) RODO, gdy taką zgodę wyraża osoba, której te dane dotyczą. Inny wyjątek, określony w art. 9 ust. 2 pkt b) RODO, dotyczy przetwarzania danych niezbędnych do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora danych osobowych m.in. w dziedzinie prawa pracy.
Wskazujemy również, że zgodnie z art. 17 Ustawy Główny Inspektor Sanitarny może np. w przypadku stanu zagrożenia epidemicznego (który obowiązuje od dnia 14.3.2020 r.) nakładać na pracodawców obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz żądać od nich informacji w tym zakresie. W przypadku nałożenia takiego obowiązku, pracodawca może powoływać się na podstawę określoną w art. 9 ust. 2 g) RODO odnoszącą się do przetwarzania ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego. Jak wskazano w motywie 52 RODO taki ważny interes publiczny w przetwarzaniu danych osobowych istnieje w szczególności, gdy jest to niezbędne do monitorowania i ostrzegania zdrowotnego, zapobiegania chorobom zakaźnym i innym poważnym zagrożeniom zdrowotnym.
Jednocześnie zastrzegamy, że interpretacje organów państwowych, a w szczególności Państwowej Inspekcji Pracy, Głównego Inspektora Sanitarnego oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dot. przetwarzania danych osobowych mogą być odmienne od przedstawionych powyżej, dlatego zachęcamy do indywidualnego podejścia do każdego przypadku przetwarzania w tym szczególnym okresie.
