Autorami wpisu są: Michał Wiliński oraz Damian Staszewski (informacje o Autorach poniżej)
Organizacja walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej mogłaby stanowić znaczne ułatwienie działania emitentów, a przede wszystkim pozwolić większej liczbie akcjonariuszy na zaangażowanie się w prowadzenie spraw spółki poprzez zdalny udział w walnych zgromadzeniach. Jednakże korzyści płynące z przyjęcia tego rodzaju rozwiązań pozostają w cieniu licznych wątpliwości związanych ze zdalnym uczestnictwem akcjonariuszy w obradach walnego zgromadzenia. Wynikają one z kształtu aktualnie obowiązujących ram prawnych stworzonych zarówno przez ustawodawcę unijnego jak i krajowego, których niepełny zakres wciąż skutecznie odstrasza wielu emitentów od idei organizacji tzw. e-WZA.
Wprowadzenie
Zgodnie z dyspozycją art. 8 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2007/36/WE z dnia 11.07.2007 r., w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym (dalej jako „Dyrektywa”), ustawodawca unijny wprowadził możliwość udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Dyrektywa w tym zakresie określa w szczególności trzy formy udziału akcjonariuszy w tego rodzaju zgromadzeniach:
(i) transmisje obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym (art. 8 ust 1 lit a Dyrektywy);
(ii) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w której ramach akcjonariusze mogą wypowiadać się na walnym zgromadzeniu, przebywając w innym miejscu(art. 8 ust 1 lit b Dyrektywy);
(iii) mechanizm oddawania głosów przed lub w trakcie walnego zgromadzenia, bez konieczności ustanowienia pełnomocnika fizycznie obecnego na zgromadzeniu (art. 8 ust 1 lit c Dyrektywy).
Rolą powyższej regulacji nie jest stworzenie kompleksowego reżimu dla przeprowadzenia walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, lecz jedynie wprowadzenie do porządków prawnych państw członkowskich minimalnego zakresu, w jakim powinno się umożliwić spółkom krajowym stosowanie wymienionych powyżej sposobów uczestnictwa, wraz z określeniem ramowych zasad ich użycia. W takim też zakresie przedstawione przepisy Dyrektywy zostały zaimplementowane do polskiego porządku prawnego w ramach art. 406(5) Kodeksu Spółek Handlowych (dalej jako „KSH”), który wprowadził także obowiązek uprzedniego uwzględnienia w statucie danej spółki możliwości odbycia walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Z opisanymi powyżej regulacjami prawnymi korelują także wytyczne opracowane przez Radę Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie (dalej jako „GPW”) w ramach Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW. W części I pkt 12 Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW zostało wyraźnie wskazane, że emitenci powinni zapewnić swoim akcjonariuszom możliwość wykonywania prawa głosu, poza miejscem odbywania walnego zgromadzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Jednak pomimo istnienia powyżej wskazanych ram prawnych odbywania tzw. e-WZA, emitenci niechętnie zapatrują się na takie rozwiązanie. Dotychczas na przeprowadzenie walnych zgromadzeń przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zdecydowały się m.in. takie spółki jak Bank Zachodni WBK S.A., Bank BPH S.A. oraz Netia S.A., a lista ta wcale się nie wydłuża i mimo doświadczeń wyżej wymienionych, inni uczestnicy obrotu wręcz niechętnie biorą pod uwagę organizację walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Wyjątkiem od tego trendu jest spółka Energa S.A., która na łamach Gazety Giełdy Parkiet wyraziła swój zamiar zorganizowania e-WZA. Może to stać się bodźcem dla ponownego otwarcia debaty na temat tego rozwiązania i stąd też zasadne wydaje przeprowadzenie próby odpowiedzi na pytanie z czego wynika brak popularności tej formy organizacji walnych zgromadzeń.
e-WZA jako źródło korzyści dla wszystkich
Podkreślić należy, że zapewnienie przez spółkę akcjonariuszom możliwości zdalnego uczestnictwa w obradach walnego zgromadzenia niesie za sobą wiele korzyści dla obu stron. Niewątpliwie e-WZA pozwala na udział w obradach znaczenie szerszemu gronu akcjonariuszy, niż tak jak ma to miejsce w przypadku większości odbywanych aktualnie, „tradycyjnych” walnych zgromadzeń. W szczególności należy mieć tu na względzie zapewnienie dogodniejszego sposobu udziału w obradach akcjonariuszom mniejszościowym, którzy posiadając nieznaczne pakiety akcji niechętnie udzielają się na walnych zgromadzeniach spółek z uwagi na ograniczone możliwości tak czasowe, jak i logistyczne.
W kontekście omawianego zagadnienia należy mieć również na uwadze, iż ponieważ dotyczy ono w omawianym zakresie spółek publicznych, których akcje są przedmiotem obrotu w ramach rynku regulowanego, ma ono niebagatelne znaczenie dla kreowania wizerunku spółki. Emitent, który komunikuje się z własnymi akcjonariuszami oraz prowadzi działania ukierunkowane na ułatwienie partycypacji akcjonariuszy w kształtowaniu bieżącej działalności spółki zyskuje zaufanie inwestorów oraz zwiększa szanse na akceptację przez akcjonariuszy strategii rozwoju proponowanej przez zarząd. Akcjonariusze zyskują wówczas znacznie łatwiejszy kontakt z zarządem spółki, a ich aktywny udział jest najlepszą recenzją dla podejmowanych przez zarząd działań.
Ponadto, umożliwienie zdalnego udziału w e-WZA skutkuje obniżeniem kosztów odbycia walnego zgromadzenia. W odniesieniu do spółki zmniejszeniu ulegną koszty organizacji WZA poprzez konieczność zapewnienia możliwości bezpośredniego udziału mniejszej liczbie akcjonariuszy (jak pokazuje praktyka, największe nakłady pozostające w związku z zapewnieniem technicznej możliwości zdalnego udziału w WZA ponoszone są jedynie w fazie początkowej, tj. wdrażania niezbędnych systemów informatycznych, koszy stałej obsługi niezbędnej infrastruktury są niższe).
Aktualne możliwości technologiczne pozwalają na bezproblemowe zapewnienie uczestnictwa akcjonariuszom w walnym zgromadzeniu – z perspektywy akcjonariusza wystarczającym warunkiem może okazać się posiadanie sprawnego komputera podłączonego do sieci Internet i instalacja stosownego oprogramowania. Przewodniczący nadzorując przebieg e-WZA będzie posiadać aktualny podgląd na listę wszystkich obecnych na walnym, treść projektów uchwał zgłaszanych przez akcjonariuszy itp., co również znacznie usprawnia przebieg obrad.
Strach przed nieprzewidywalną technologią?
Mając na uwadze wszystkie powyższe okoliczności przemawiające za wprowadzeniem e-WZA, na myśl nasuwa się proste pytanie – dlaczego pomimo tylu korzyści spółki, jak pokazuje praktyka, emitenci unikają przeprowadzania e-WZA? Niebagatelny wpływ na przebieg e-WZA wywierać mogą problemy natury technicznej wobec czego spektrum ryzyk związanych z organizacją e-WZA bez wątpienia jest znacznie szersze od tych wiążących się ze zwoływaniem „tradycyjnych” walnych zgromadzeń.
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na możliwe problemy emitentów w zakresie identyfikacji akcjonariuszy i zbadania legitymacji uczestników walnego zgromadzenia. Przepisy zarówno Dyrektywy (art. 8 ust 2 ) jak i KSH (art. 406(5) ust. 2) są tożsame w tym zakresie i w ogólnikowy sposób stwierdzają, iż w przypadku, gdy statut dopuszcza udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział akcjonariuszy w walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Powyższe pozwala emitentom na swobodne stosowanie autonomicznych rozwiązań w tym zakresie. W naszej ocenie emitent może określić dodatkowe wytyczne zarówno w statucie jak i regulaminie walnego zgromadzenia, zobowiązujące akcjonariusza do udostępnienia przed walnym zgromadzeniem dokumentów poświadczających zarówno jego legitymację do uczestnictwa w przedmiotowym zgromadzeniu, jak i – w razie głosowania przez pełnomocnika – dokumenty potwierdzające umocowanie pełnomocnika według zasad określonych przez spółkę i umożliwiające skuteczną identyfikację jego osoby, stosownie do dyspozycji art. 402(2) pkt 2) lit. d) KSH.
Zgodnie z dyspozycją art. 402(2) pkt 2) lit. d) – g) KSH spółka publiczna w ogłoszeniu o zwołaniu walnego zgromadzenia odbywanego przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zobowiązana jest podać informacje dotyczące:
(i) sposobu wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika, oraz sposobie zawiadamiania spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika,
(ii) możliwości i sposobie uczestniczenia w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
(iii) sposobie wypowiadania się w trakcie walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
(iv) sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Wytyczne wynikające z przepisów KSH w zakresie organizacji walnych zgromadzeń przy użyciu elektronicznych środków komunikacji są bardzo lakoniczne i ogólnikowe, w szczególności nie odnoszą się do takich zagadnień jak: zasady prowadzenia obrad, identyfikacja akcjonariusza lub jego pełnomocnika, czy składanie sprzeciwu do uchwał. Kluczowe znaczenie powinny mieć regulacje odnoszące się do reguł postępowania w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów natury technicznej, których niestety w obecnym stanie prawnym brakuje. W tym kontekście rodzą się pewne wątpliwości, których ustawodawca nie wyjaśnił. Nasuwa się m.in. pytanie czy zerwanie łącza internetowego jest automatycznie tożsame z opuszczeniem obrad walnego zgromadzenia? Czy należałoby wówczas zarządzić przerwę w obradach? W sytuacji gdy problem dotyczyłby jednego akcjonariusza może to być mało istotna okoliczność z praktycznego punktu widzenia, ale należy mieć na względzie zasadę ochrony akcjonariuszy mniejszościowych wynikającą z ogólnej charakterystyki przepisów KSH. Nawet mimo mało istotnej roli takiego akcjonariusza konieczne jest umożliwienie mu zrealizowania jego uprawnień korporacyjnych, choćby skutki realizacji takich uprawnień pozostawały znikome dla samej spółki.
Problem ten może znacznie bardziej dotkliwie wpłynąć na przebieg obrad gdy obejmie większą ilość akcjonariuszy gdyż np. połączenie z siecią Internet zostanie zerwane z winy spółki. Możliwa wydaje się sytuacja, gdy do podjęcia danej uchwały wymagane jest kworum, które nie może zostać osiągnięte z uwagi na brak kontaktu z akcjonariuszami uczestniczącymi zdalnie w zgromadzeniu. Powstaje wówczas pytanie z czego wynikać może ich nieobecność – ze świadomego opuszczenia obrad e-WZA, czy też chwilowego problemu technicznego? W obecnym stanie prawnym brak jest regulacji które definiowałyby czym jest uczestnictwo w e-WZA i jak należy interpretować takie kwestie jak na przykład obecność akcjonariuszy w trakcie obrad tegoż zgromadzenia. Kluczowym zagadnieniem w takiej sytuacji będzie możliwość realizacji uprawnień akcjonariusza, co do podjętej pod jego „nieobecność” uchwały. Mając na względzie obowiązujące przepisy KSH – odnoszące się do obrad „tradycyjnych” walnych zgromadzeń – powstaje pytanie czy w sytuacji, w której jeden z akcjonariuszy utraci połączenie z e-WZA przed głosowaniem nad daną uchwałą, a odzyska już po przeprowadzeniu głosowania, powinno się głosowanie powtórzyć?
Podobne wątpliwości budzi kwestia możliwości zgłoszenia sprzeciwu do tak podjętej uchwały przez akcjonariusza, który faktycznie nie brał udziału w głosowaniu. Pewne rozwiązanie wynikać może z dyspozycji przepisu art. 422 § 2 pkt 3) KSH, który to przyznaje legitymację czynną do zaskarżania uchwał akcjonariuszom „bezzasadnie niedopuszczonym do udziału w walnym zgromadzeniu”. Nierozstrzygnięte pozostaje zagadnienie czy utrata połączenia z e-WZA może być potraktowana jako niedopuszczenie akcjonariusza do obrad? Zasadne wydaje się uzależnienie rozwiązania powyższego problemu od tego, po czyjej stronie będzie leżał błąd techniczny. Z perspektywy emitenta może to doprowadzić do poważnego konfliktu z akcjonariuszem, a także być powodem do nadużyć. Akcjonariusz, który nie uczestniczy fizycznie w zgromadzeniu jest na gorszej pozycji broniąc swoich praw, mając utrudniony kontakt z osobami obecnymi na zgromadzeniu. Stąd też taka sytuacja może zostać wykorzystana przeciwko niemu.
Z drugiej strony należy też pamiętać o możliwych celowych działaniach akcjonariuszy, którzy to zmierzając do sparaliżowania obrad zgromadzenia, mogą nadużywać możliwości jakie daje elektroniczny dostęp do e-WZA. Wskazać tu można na umyślne działania mające na celu chwilowe zerwanie połączenia z e-WZA w taki sposób, aby konieczne było stosowanie procedur przewidzianych przez spółkę w statucie lub regulaminie walnego zgromadzenia w celu przedłużenia obrad.
W naszej ocenie podobne problemy stwarzać może również realizacja przez akcjonariuszy prawa do uzyskiwania informacji w trakcie obrad walnego zgromadzenia poprzez składanie zarządowi spółki pytań w trybie art. 428 KSH. Zdalne uczestnictwo w zgromadzeniu stwarzałoby zapewne konieczność przedstawienia przez akcjonariusza w formie elektronicznej listy pytań. W praktyce odbywania „tradycyjnych” walnych zgromadzeń nierzadko zdarza się, że zarząd stara się uniknąć udzielenia odpowiedzi na problematyczne pytania, a przy sprzyjającym stanowisku przewodniczącego może praktycznie uniemożliwić akcjonariuszowi zadanie pytań i umieszczenie ich w protokole. W takiej sytuacji akcjonariusz korzystający z elektronicznych środków komunikacji bez zapewnienia stosownych środków może być pozbawiony jakichkolwiek sposobów ochrony swoich praw. Immanentnym warunkiem późniejszego zobowiązania zarządu do udzielenia odpowiedzi jest zadanie pytań – okoliczność ta powinna zostać odnotowana w protokole z obrad walnego zgromadzenia w formie aktu notarialnego – oraz zgłoszenie do tegoż protokołu sprzeciwu wobec braku uzyskania satysfakcjonującej odpowiedzi. Należy mieć na uwadze, iż nawet w trakcie obrad „tradycyjnych” walnych zgromadzeń często akcjonariusz jest zmuszony w takich sytuacjach do podejmowania działań zupełnie przeciwstawnych względem stanowiska zarządu i przewodniczącego zgromadzenia, zwracając się bezpośrednio do notariusza sporządzającego protokół z obrad danego zgromadzenia.
Podsumowanie
Wskazane powyżej przykładowe zagrożenia z pewnością nie wyczerpują katalogu potencjalnych ryzyk, wobec czego nie sposób ulec przeświadczeniu, iż mogą one wpływać zniechęcająco na emitentów planujących zwołanie e-WZA. Jednakże należy pamiętać o wielu zaletach jakie pociąga za sobą wprowadzenie takiego rozwiązania. Im bardziej upowszechni się praktyka zwoływania walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji, tym szybciej będzie postępować w tym zakresie rozwój zarówno doktryny jak i technologii umożliwiających sprawne odbywanie e-WZA. Aktualnie inwencja w tym zakresie leży głównie po stronie spółek, które muszą odważyć się postawić następny krok; jednak krok ten musi być przemyślany i rozważnie wykonany, gdyż ryzyka związane z e-WZA muszą zostać już na wstępnym etapie implementacji tego rozwiązania zminimalizowane, tak aby ich wpływ na przebieg obrad był jak najmniejszy i nie stanęły one na przeszkodzie wprowadzeniu tego udogodnienia przez pozostałych emitentów funkcjonujących w ramach GPW.
Niewątpliwie istotną kwestią w ramach omawianego zagadnienia jest odpowiednie uregulowanie skutków wystąpienia problemów technicznych w trakcie obrad e-WZA. Jak zostało już wspomniane regulacje zawarte w KSH są niewystarczające wobec mnogości potencjalnych problemów w tym zakresie. W naszej ocenie ustawodawca powinien uregulować bardziej szczegółowo zagadnienia związane z organizacją e-WZA, jednakże w obecnej sytuacji możliwe wydaje się wprowadzenie stosownych rozwiązań/procedur na poziomie regulacji wewnętrznych emitentów. Obowiązujące przepisy nie sprzeciwiają się uregulowaniu omawianych zagadnień chociaż w minimalnym stopniu w ramach regulacji korporacyjnych. Ponadto wskazać należy, że zasada transparentności działań jaką powinny charakteryzować się spółki publiczne wymaga aby wszelkie działania zmierzające do ograniczenia bądź zniwelowania ryzyk związanych z organizacją e-WZA prowadzone były w oparciu o ustalony uprzednio schemat, choćby miał on być określony w ramach np. regulaminu walnego zgromadzenia emitenta.
W naszej opinii jednym ze sposobów eliminacji ryzyk związanych z e-WZA przy podejmowaniu najważniejszych dla spółki decyzji może być organizacja e-WZA w odniesieniu do zgromadzeń, w trakcie których nie będą rozpatrywane kwestie mogące budzić kontrowersje wśród akcjonariuszy. Pozwoli to spółkom „przetrzeć szlak” związany ze zdalnym uczestnictwem akcjonariuszy, bez podejmowania zbytniego ryzyka co do kwestii dla spółki najistotniejszych. Jednak niezależnie od tego, pierwszy krok zawsze będzie należał do spółki.
