Rezygnacja z funkcji członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednym z praw, które przysługuje osobom pełniącym tę funkcję. Choć sama procedura rezygnacji, zwłaszcza w przypadku zarządów wieloosobowych, nie wydaje się szczególnie zawiła, sytuacja komplikuje się w momencie, gdy do czynienia mamy z rezygnacją ostatniego członka zarządu, w wyniku czego żaden mandat w zarządzie nie pozostanie obsadzony. Tego typu decyzja niesie ze sobą szereg wyzwań prawnych, zarówno dla samego członka zarządu, jak i dla spółki oraz jej wspólników.
Podstawy prawne – szczególna rola nowelizacji Kodeksu spółek handlowych z 2019 roku
Przed wejściem w życie aktualnie obowiązujących przepisów prawa brakowało jednolitej regulacji dotyczącej rezygnacji ostatniego członka zarządu. Wiele pytań pozostawało bez jednoznacznej odpowiedzi – w szczególności powstawały wątpliwości w zakresie tego komu członek zarządu powinien złożyć rezygnację, aby była ona skuteczna, a także rozważano samą dopuszczalność pozbawienia spółki organu zarządzającego z dnia na dzień. Wątpliwości rozwiała nowelizacja przepisów Kodeksu spółek handlowych dokonana w 2019 roku, mocą której wprowadzono art. 202 § 6 KSH. Zgodnie ze wskazanym przepisem ostatni członek zarządu powinien złożyć swoją rezygnację w taki sposób, aby nie pozostawić spółki bez organu zarządzającego.
W myśl obecnej regulacji ostatni rezygnujący członek zarządu (odmiennie względem zwykłego trybu rezygnacji, który ma miejsce w przypadku, gdy zarząd pozostaje w wyniku rezygnacji obsadzony) zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o rezygnacji na ręce wspólników spółki, wobec czego powinien on w tym celu zwołać zgromadzenie wspólników. Zaznaczenia wymaga również, że rezygnacja w tym osobliwym przypadku staje się skuteczna dopiero po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników. Do tego czasu członek zarządu formalnie pełni swoją funkcję zapewniając ciągłość działania spółki, a także dając wspólnikom czas na podjęcie decyzji o wyborze nowego zarządu.
Praktyczne aspekty obecnej regulacji
Zmiany wprowadzone przez ustawodawcę miały na celu ochronę spółek przed sytuacjami, w których brak zarządu mógłby sparaliżować ich działanie. W przeszłości, w przypadku nagłej rezygnacji ostatniego członka zarządu, spółka mogła zostać pozbawiona osoby odpowiedzialnej za jej reprezentację, co mogło prowadzić do konieczności powołania kuratora przez sąd. Takie sytuacje były nie tylko czasochłonne i kosztowne dla spółki, ale również wpływały negatywnie na stabilność spółki oraz interesy jej wspólników, a także partnerów biznesowych.
Obecne przepisy zapewniają ciągłość funkcjonowania spółki, dając wspólnikom czas na powołanie nowego zarządu. Członek zarządu, który decyduje się zrezygnować nie może po prostu zniknąć ze struktury organu spółki z dnia na dzień – podstawowym jego obowiązkiem pozostaje bowiem zadbanie o to, by zgromadzenie wspólników miało możliwość uzupełnienia składu zarządu. Dzięki takiej konstrukcji spółka nie zostaje pozbawiona organu, który mógłby reprezentować jej interesy. Dla członka zarządu rozwiązanie takie oznacza jednak, że rezygnacja nie może nastąpić w sposób nagły i bezrefleksyjny. Aby skutecznie zrezygnować z funkcji musi on właściwie zaplanować cały proces, w tym przede wszystkim zadbać o zwołanie zgromadzenia wspólników, co nie tylko opóźnia jego odejście, ale także wymaga dodatkowego zaangażowania.
Warto także zauważyć, że – z uwagi na dyspozytywny charakter art. 202 § 6 KSH – umowa spółki może wprowadzać jednak pewne modyfikacje w zakresie procedury składania rezygnacji. Może ona w szczególności przewidywać inne zasady składania rezygnacji, a także sposób działania w przypadku, gdy ostatni członek zarządu decyduje się opuścić swoje stanowisko. Dlatego też ustępujący członek zarządu każdorazowo winien opracować plan swojej rezygnacji z uwzględnieniem ewentualnych dodatkowych postanowień umowy spółki.
Odpowiedzialność członka zarządu
Co istotne odpowiedzialność ostatniego ustępującego członka zarządu za działania spółki trwa aż do chwili skutecznego doręczenia rezygnacji i odbycia zgromadzenia wspólników. Złożenie rezygnacji nie oznacza automatycznego uwolnienia się od obowiązków wynikających z pełnionej funkcji. W konsekwencji, w przypadku problemów finansowych spółki (jeśli sytuacja tego wymaga) na zarządcy nadal spoczywać będzie obowiązek chociażby złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości.
Z perspektywy członka zarządu jest to istotne ograniczenie. Konstrukcja taka zapewnia jednak wspólnikom czas na powołanie nowego zarządu, co chroni spółkę przed czasowym brakiem organu zarządzającego i ewentualnymi konsekwencjami prawnymi. Z tego względu, osoby pełniące funkcję w zarządzie powinny być szczególnie ostrożne w planowaniu momentu złożenia rezygnacji. Powinny się one upewnić, że rezygnacja zostanie doręczona w odpowiedni sposób i następuje prawidłowe zwołanie zgromadzenia wspólników, tak aby uniknąć sytuacji, w której odpowiedzialność za działania spółki będzie spoczywać na nich przez okres znacznie dłuższy niż zamierzali.
W jakiej formie powinna zostać złożona rezygnacja?
Choć przepisy nie narzucają szczególnej formy oświadczenia o rezygnacji w praktyce najlepiej, aby zostało ono sporządzone na piśmie. Dzięki temu rezygnujący członek zarządu ma dowód na skuteczne doręczenie oświadczenia wspólnikom. W przypadku rezygnacji ustnej mogą pojawić się problemy dowodowe, zwłaszcza gdy wspólnicy próbują kwestionować moment doręczenia rezygnacji.
Warto również pamiętać, że umowa spółki może wprowadzać pewne modyfikacje w zakresie procedury składania rezygnacji – przykładowo możliwe jest zastrzeżenie by dla swojej skuteczności rezygnacja posiadała formę aktu notarialnego. Dlatego też przed złożeniem rezygnacji członek zarządu każdorazowo powinien (poza aspektami merytorycznymi) zweryfikować także dopełnienie wszelkich wymogów formalnych, o ile takie zostały przyjęte w spółce.
Wnioski dla praktyki
Rezygnacja ostatniego członka zarządu to sytuacja, która wymaga szczególnej ostrożności. Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych z 2019 roku wprowadziła jasne i precyzyjne zasady dotyczące tej procedury, które mają na celu ochronę interesów spółki, wspólników oraz samych członków zarządu. Obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników i przedłużenie mandatu do czasu jego odbycia to mechanizm zabezpieczający, który ma na celu zapobieganie paraliżowi decyzyjnemu w spółkach.
W praktyce członkowie zarządu muszą być świadomi, że odpowiedzialność za działania spółki trwa do momentu skutecznego doręczenia rezygnacji i odbycia zgromadzenia wspólników. Zasady te, choć mogą wydawać się uciążliwe, pełnią kluczową rolę w zapewnieniu ciągłości zarządzania i ochronie interesów wszystkich stron zaangażowanych w działalność spółki. Dlatego rezygnacja ostatniego członka zarządu nie jest tylko formalnością – przeciwnie, to procedura, która wymaga odpowiedzialnego oraz starannego podejścia.
***
Autorami wpisu są:
Piotr Letolc – Partner w Kancelarii RKKW, adwokat
Mateusz Zwoliński – Junior Associate w Kancelarii RKKW.
