Współautorem wpisu jest Mateusz Zwoliński.
Rola rad nadzorczych w spółkach kapitałowych została wzmocniona reformą Kodeksu spółek handlowych[1] (dalej jako: „Nowelizacja”), która weszła w życie dnia 13 października 2022 r. i wprowadziła wiele elementów aktywizujących funkcjonowanie tego organu.
Jednym z nowych obowiązków rad nadzorczych jest podsumowanie działań z poprzedniego roku obrotowego w sprawozdaniu, którego zakres został wskazany w ustawie. Sprawozdania te będą po raz pierwszy zatwierdzane w tym roku podczas zwyczajnych walnych zgromadzeń za rok 2022, w związku z czym rady nadzorcze mają ostatni moment na podjęcie odpowiednich działań.
Dotychczas Kodeks spółek handlowych nakładał na rady nadzorcze wyłącznie obowiązek przedstawiania wyników ocen sprawozdań przygotowywanych przez zarząd oraz oceny wniosku co do postąpienia z wynikiem finansowym spółki (szerszy katalog obowiązków odnosił się wyłącznie do spółek publicznych). Kodeks spółek handlowych w obecnym brzmieniu obliguje jednak rady nadzorcze do sporządzenia sprawozdania oraz złożenia go właściwemu organowi, który to obowiązek występuje w przypadku każdej spółki akcyjnej (art. 382 § 3 pkt 3 KSH), jak również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 219 § 3 pkt 3 oraz art. 221 § 1 KSH) i prostej spółki akcyjnej (art. 30069 § 3 oraz 30076 § 3 pkt 2 KSH), w zależności od posiadanych przez nie organów.
Zakres przedmiotowy sprawozdania rady nadzorczej został określony w art. 382 § 31 KSH jedynie w odniesieniu do spółek akcyjnych. Przepis ten jednak może stanowić również pewnego rodzaju wskazówkę, także przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i prostych spółek akcyjnych.
Zgodnie z brzmieniem wskazanego przepisu sprawozdanie rady nadzorczej powinno zawierać co najmniej następujące elementy:
- wyniki oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
- ocenę sytuacji spółki, uwzględniającą adekwatność i skuteczność stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub praktykami oraz audytu wewnętrznego,
- ocenę sposobu przekazywania informacji i dokumentów przez zarząd do rady nadzorczej oraz wyjaśnień dostarczanych ad hoc radzie nadzorczej w ramach jej uprawnień,
- informację dotyczącą łącznego wynagrodzenia doradcy rady nadzorczej od spółki za wszystkie przeprowadzone przez radę nadzorczą badania w ciągu roku obrotowego.
Pierwsze sprawozdanie rady nadzorczej powinno obejmować okres od daty wejścia w życie Nowelizacji (13 października 2022 r.) do końca roku obrotowego 2022. Oznacza to, że w większości przypadków będzie to sprawozdanie z działalności rady nadzorczej za niepełny rok obrotowy, z zastrzeżeniem jednak, że w przypadku gdy rada nadzorcza zażądała (zgodnie z kompetencjami przyznanymi Nowelizacją) informacji lub dokumentów za wcześniejsze miesiące 2022 r., wówczas okres ten należy odpowiednio wydłużyć.
Termin na zatwierdzenie przez odpowiednie organy spółek kapitałowych omawianego sprawozdania rady nadzorczej upływa wraz z końcem czerwca 2023 r. (według standardowych terminów), z uwagi na brak przedłużenia w 2023 r. terminów sprawozdawczych, który występował w poprzednich latach w związku z pandemią COVID-19.
Sprawozdanie rady nadzorczej, o którym mowa w niniejszym wpisie nie podlega zgłoszeniu do sądu rejestrowego, jednak spółki akcyjne oraz proste spółki akcyjne mają obowiązek przygotowania oraz przedstawiania go akcjonariuszom najpóźniej na 15 dni przez walnym zgromadzeniem.
***
Autorami wpisu są adwokat Aleksander Skirpan, Senior Associate w Kancelarii RKKW, specjalista z zakresu prawa spółek oraz transakcji M&A oraz Mateusz Zwoliński, Junior Associate w Kancelarii RKKW.
[1] Ustawa z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U z 2022 r., poz. 807).
