Z dniem 1 stycznia 2025 r. wszedł w życie obowiązek posiadania i korzystania z adresu do doręczeń elektronicznych przez określone podmioty. Obowiązek ten wynika z rozwiązań wprowadzonych przez przepisy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych[1] („Ustawa o doręczeniach elektronicznych”), które mają na celu wdrażanie procesu cyfryzacji usług publicznych.
Ustawodawca, dostrzegając rozwój rynku usług cyfrowych i wzrost poziomu informatyzacji podmiotów publicznych, zdecydował się na wprowadzenie dodatkowych sposobów wymiany korespondencji między określonymi podmiotami, w tym podmiotami publicznymi. Doręczenia elektroniczne stają się bowiem „metodą skuteczną prawnie na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym”[2]. Istota wprowadzanego rozwiązania została wyrażona w art. 4 ust. 1 Ustawy o doręczeniach elektronicznych, który stanowi, że podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Zgodnie z art. 9 Ustawy o doręczeniach elektronicznych, obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego mają wykonujący zawód adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze. Obowiązek ten w chwili obecnej obejmuje również podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a od dnia 1 października 2026 r. będzie dotyczył również podmiotów niepublicznych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W art. 155 Ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazano natomiast podmioty publiczne, które są zobowiązane do stosowania przepisów w zakresie doręczania korespondencji m.in. z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Należą do nich m.in. organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, uczelnie publiczne i niepubliczne, jednostki samorządu terytorialnego czy sądy i trybunały.
Termin, od którego dany podmiot publiczny jest obowiązany do stosowania przepisów o doręczeniach elektronicznych został odmiennie określony dla poszczególnych kategorii podmiotów. W odniesieniu do części z nich, Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprost wskazuje termin, od którego na danym podmiocie ciąży powyższy obowiązek. Przykładowo Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna są obowiązane stosować przepisy o doręczeniach elektronicznych od dnia 1 października 2029 r. Natomiast w przypadku innych podmiotów publicznych unormowania ustawy (a konkretniej art. 155 ust. 10) przekazały kompetencje do określenia terminu wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych (a tym samym terminu, od którego wchodzi w życie obowiązek dla danego podmiotu) ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji. Co niezwykle istotne, termin ten znajduje zastosowanie również do podmiotów określonych w art. 9 Ustawy o doręczeniach elektronicznych, a więc m.in. do adwokatów i radców prawnych czy podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Minister właściwy do spraw informatyzacji został upoważniony do określenia wskazanego wyżej terminu w drodze komunikatu ogłaszanego w Dzienniku Ustaw RP przy uwzględnieniu uwarunkowań technicznych i organizacyjnych niezbędnych do doręczania korespondencji. W celu realizacji tej szczególnej delegacji ustawowej został wydany komunikat, który po wielu zmianach motywowanych możliwie najlepszym dostosowaniem podmiotów publicznych do nowych obowiązków, ostatecznie określił dzień 1 stycznia 2025 r. jako termin wdrożenia niezbędnych rozwiązań technicznych[3]. Z tym samym dniem w Polsce rozpoczął funkcjonowanie system doręczeń elektronicznych w korespondencji z podmiotami publicznymi (a konkretniej niektórymi z nich), a także weszły w życie obowiązki określonych w ustawie podmiotów, w tym wymóg posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
[1] Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.).
[2] Uzasadnienie rządowego projektu Ustawy o doręczeniach elektronicznych, s. 6 i 7.
[3] Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1078).
