KSH dopuszcza możliwość wprowadzenia przez statut spółki trybu podejmowania przez radę nadzorczą uchwał poza tzw. „zasiadanymi” posiedzeniami, to jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania – na przykład w formie telekonferencji lub wideokonferencji. Przy okazji omawiania tej kwestii – mając na względzie moje doświadczenia związane z zasiadaniem w radach nadzorczych– muszę jednak postawić bardzo ważne pytanie: Czy mając na względzie obecne możliwości technologiczne, wideokonferencja nie może zostać uznana za formę odbywania „zasiadanego” posiedzenia rady nadzorczej?
Za udzieleniem pozytywnej odpowiedzi na moje pytanie przemawia wiele argumentów. Po pierwsze, wideokonferencja daje takie same możliwości w zakresie komunikacji, w tym w szczególności przeprowadzania dyskusji, jak „zasiadane” posiedzenie. Co więcej, technologia jest obecnie na tak zaawansowanym poziomie, że możliwe jest bezpieczne organizowanie posiedzeń w tej formie. Po drugie, organizacja posiedzenia w drodze wideokonferencji daje możliwość jego szybkiego zorganizowania – a co za tym idzie powzięcia uchwał, co jest szczególnie ważne w sytuacji, gdy niektórzy z członków rady nadzorczej mieszkają w różnych miastach lub nawet na terenie różnych krajów.
Niestety, nie sposób pominąć wad tego rozwiązania. Pierwszą i najważniejszą z nich, jest fakt, iż w przypadku uznania wideokonferencji za formę podejmowania uchwał z wykorzystaniem środków bezpośredniego przekazu (a tak, niestety, należałoby „z ostrożności”, uznać), podjęte w czasie tak zorganizowanego posiedzenia uchwały w przedmiocie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób mogą zostać uznane za sprzeczne z ustawą (a zatem skutecznie zakwestionowane przez sąd). Wynika to z bezwzględnie obowiązującego art. 388 § 4 KSH, który wprost wyklucza możliwość podejmowania uchwał we wskazanym zakresie poza posiedzeniami „zasiadanymi” przez radę nadzorczą spółki akcyjnej (analogiczną regulację w przypadku spółki z o.o. przewiduje art. 222 § 5 KSH).
Trudności – jednak do pokonania – może również wywoływać kwestia odbywania rozmów „kuluarowych” oraz przeprowadzania głosowań nad uchwałami w trybie tajnym. Wprawdzie przepisy KSH nie przewidują wymogu głosowania tajnego przy podejmowaniu uchwał przez radę nadzorczą, jednak wymóg taki często jest wprowadzany przez umowy lub statuty spółek a także regulaminy rad nadzorczych. W tym zakresie pomocne mogą okazać się najnowsze osiągnięcia technologii, które pozawalają zarówno na prowadzenie w czasie posiedzenia rozmów „off the record”, jak i przeprowadzanie głosowania z zachowaniem tajności.
Proponowane rozwiązanie – zrównujące wideokonferencję z „zasiadanym” posiedzeniem – ma jednak niewątpliwie więcej zalet niż wad i należy postulować dopuszczenie tego przez ustawodawcę. Rynek na tym skorzysta.
Autorem wpisu jest dr Radosław L. Kwaśnicki, radca prawny, Partner Zarządzający w Kancelarii RKKW
Tekst został opublikowany w „Pulsie Biznesu” w dniu 26.10.2015 r., nr 206/2015 na stronie 14.
