Ustawa z 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.) (dalej jako: „Tarcza antykryzysowa”), wprowadziła szereg zmian w ustawie z dnia 15.9.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 505) (dalej jako: „KSH”). Jedną z nich jest m.in. zmiana art. 238 KSH, w którym przewidziano dodatkowe elementy zawiadomienia wspólników o zwołaniu zgromadzenia.
Zgodnie z art. 238 § 1 KSH zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników można wysłać na trzy sposoby na co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia, tj.:
- listami poleconymi,
- przesyłkami nadanymi pocztą kurierską,
- zawiadomieniami pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Na mocy art. 27 pkt 4 Tarczy antykryzysowej do art. 238 KSH, dodano §3 następującej treści: „W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał”. Zatem zawiadomienie takie musi zostać rozbudowane o dodatkowe informacje, ponad elementy dotychczas przewidziane.
Możliwość wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (chyba, że umowa spółki stanowi inaczej) przewiduje art. 2341 § 1 KSH. O dopuszczalności udziału w zgromadzeniu wspólników tym trybie postanawia zwołujący to zgromadzenie, zaś w takim wypadku omawianą zmianą KSH zwiększone zostały wymagania w przedmiocie treści zawiadamiania wspólników, gdyż musi ono zawierać również informacje o:
- sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu,
- wypowiadania się w jego trakcie,
- wykonywania na nim prawa głosu oraz
- wniesienia sprzeciwu od podjętej na nim uchwały bądź uchwał.
O czym należy pamiętać – nieprawidłowa treść zawiadomienia o zwołaniu zgromadzeniu wspólników może być podstawą do stwierdzenia nieważności uchwał na nim podjętych, bowiem naruszenie art. 238 KSH ma charakter formalny. Oznacza to, że uchwałę powzięto z naruszeniem przepisów natury proceduralnej, tzn. dotyczących zwołania i odbycia zgromadzenia wspólników. Uchybienie natury formalnej uzasadnia stwierdzenie nieważności uchwały wtedy, gdy wada ta mogła mieć wpływ na treść uchwały bądź na jej powzięcie (tak m.in. SN w wyroku z dnia 5.7.2007 r., w sprawie o sygn. II CSK 163/07).
